تخطيط الأعمال المكتبية لجودة الفعاليات الإدارية

نبذة عن البرنامج

تتوقف كفاءة كثير من الإدارات على جودة الأعمال المكتبية اليومية: سرعة إنجاز المعاملات، ودقة المراسلات، وسهولة الوصول إلى الملفات، وانتظام الاجتماعات. ويتناول البرنامج تخطيط العمل المكتبي بمنهجية واضحة: تحليل المهام وتوزيعها، ورسم إجراءات المعاملات وتبسيطها، وإدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية، وتخطيط الجداول والاجتماعات، ووضع معايير جودة للمخرجات المكتبية ومؤشرات لقياسها، وتطبيق أدوات التحسين المستمر على مشكلات المكتب المتكررة.

مخرجات التعلم

• ✓تحليل مهام المكتب وتصنيفها حسب الأهمية والتكرار وإعداد خطة توزيع أسبوعية.
• ✓رسم خريطة إجراء معاملة مكتبية وتحديد الخطوات غير الضرورية لتبسيطها.
• ✓تصميم نظام لتصنيف الوثائق وأرشفتها إلكترونيًا يسهل الاسترجاع.
• ✓وضع معايير جودة للمراسلات والمحاضر والتقارير الصادرة عن المكتب.
• ✓بناء مؤشرات أداء مكتبية كزمن إنجاز المعاملة ونسبة الأخطاء ومتابعتها شهريًا.

الفئة المستهدفة

• مديرو المكاتب والسكرتارية التنفيذية
• رؤساء الأقسام الإدارية والخدمات المساندة
• موظفو الشؤون الإدارية والاتصالات الإدارية
• منسقو الجودة في الإدارات المساندة

المحاور العلمية التفصيلية

منهجية التدريب

المشروع والمخرج التطبيقي