الإدارة الاحترافية لكبار الشخصيات والوفود الرسمية
الحصول على الكتيب
للحصول على كتيب بكامل محتويات الدورة برجاء ملء النموذج التالي ببياناتك الصحيحة
الإطار المهني للبرنامج
الإدارة الاحترافية لكبار الشخصيات والوفود الرسمية
نبذة عن البرنامج
يتطلب التعامل مع كبار الشخصيات (VIP) والوفود الرسمية مستوى من الدقة والتكتم والاستباق يتجاوز الضيافة المعتادة. يتناول البرنامج تصنيف الضيوف وتحديد مستوى الخدمة، وجمع المعلومات المسبقة عن التفضيلات والاحتياجات، وإدارة الاستقبال في المطار والفندق والمقر، وتنسيق المرافقين والنقل والأمن، وإدارة البرنامج اليومي والتغييرات اللحظية، والسرية وحماية المعلومات، والتعامل مع المواقف الطارئة والطلبات الخاصة.
مخرجات التعلم
- ✓تصنيف الضيوف وتحديد مستوى الخدمة والمرافقة المناسب لكل فئة.
- ✓إعداد ملف تعريفي مسبق للضيف يشمل التفضيلات والاحتياجات الخاصة والقيود.
- ✓تخطيط حركة الوفد بين المطار والسكن ومواقع البرنامج بتوقيتات وبدائل.
- ✓إدارة فريق المرافقين وتوزيع المهام وقنوات التواصل خلال الزيارة.
- ✓التعامل مع تغيير مفاجئ في البرنامج أو طلب خاص دون إرباك الضيف.
- ✓تطبيق ضوابط السرية وحماية معلومات الضيوف وتحركاتهم.
الفئة المستهدفة
- مسؤولو خدمات كبار الشخصيات وقاعات كبار الزوار
- منسقو الوفود في إدارات المراسم والعلاقات العامة
- المرافقون الرسميون وضباط الاتصال
- مديرو العلاقات بالضيوف في الفنادق المستضيفة للوفود
المحاور العلمية التفصيلية
01مفهوم خدمة كبار الشخصيات
- تصنيف الضيوف ومستويات الخدمة
- الفرق بين الضيافة الرسمية والخاصة
- أدوار الفريق ومسؤولياته
02التحضير المسبق
- جمع المعلومات والتفضيلات
- الملف التعريفي للضيف والوفد
- تنسيق البرنامج مع مكتب الضيف
03الاستقبال والسكن
- الاستقبال في المطار وقاعات كبار الزوار
- ترتيبات الفندق والغرف والتسجيل المسبق
- الترحيب والهدايا الافتتاحية
04الحركة والمرافقة والأمن
- تخطيط النقل والمواكب
- إدارة المرافقين وقنوات الاتصال
- التنسيق مع الفرق الأمنية
05إدارة البرنامج والطلبات الخاصة
- متابعة البرنامج اليومي والتوقيتات
- التعامل مع التغييرات اللحظية
- الطلبات الخاصة والاحتياجات الصحية والغذائية
06السرية والطوارئ والتقييم
- حماية معلومات الضيف وتحركاته
- سيناريوهات الطوارئ والإخلاء
- مراجعة الزيارة وتحديث ملفات الضيوف
منهجية التدريب
المشروع والمخرج التطبيقي
المشروع التطبيقي
يعدّ المشارك خطة خدمة متكاملة لوفد رسمي رفيع يزور جهة خليجية لعدة أيام: ملفات تعريفية للضيوف، وخطة حركة ونقل، ومصفوفة مهام المرافقين، وخطة طوارئ، وضوابط سرية مكتوبة.
التقييم
تقييم تشخيصي قصير في البداية، ومهام تطبيقية مرتبطة بكل مخرج من مخرجات التعلم، وتقييم المشروع التطبيقي وفق معايير معلنة.