إدارة الاجتماعات وتنظيم المؤتمرات
الحصول على الكتيب
للحصول على كتيب بكامل محتويات الدورة برجاء ملء النموذج التالي ببياناتك الصحيحة
الإطار المهني للبرنامج
إدارة الاجتماعات وتنظيم المؤتمرات
نبذة عن البرنامج
تستهلك الاجتماعات غير المنضبطة وقت القيادات، وتتحول المؤتمرات سيئة التخطيط إلى عبء على سمعة الجهة. يجمع البرنامج بين إدارة الاجتماعات الداخلية بفاعلية، من جدول الأعمال وإدارة النقاش إلى المحاضر ومتابعة القرارات، وتنظيم المؤتمرات من تحديد الأهداف واختيار المكان والمتحدثين حتى التسجيل والضيافة والتقييم، مع أدوات الاجتماعات الهجينة والافتراضية وخطط الطوارئ يوم الحدث.
مخرجات التعلم
- ✓إعداد جدول أعمال اجتماع بأهداف ومدد زمنية ومسؤول لكل بند ومواد مرسلة مسبقًا.
- ✓إدارة نقاش اجتماع بأساليب الضبط الزمني واتخاذ القرار ومعالجة المقاطعة والتشتت.
- ✓تحرير محضر يوثق القرارات والمكلفين والمواعيد وإعداد سجل لمتابعة التنفيذ.
- ✓وضع خطة مؤتمر تشمل الأهداف والجمهور والبرنامج والموازنة والجدول الزمني للتحضير.
- ✓إعداد قوائم تدقيق لاختيار القاعة والتجهيزات الصوتية والمرئية والتسجيل والضيافة.
- ✓تقييم مؤتمر منفذ عبر استبيانات الحضور ومؤشرات المشاركة والتكلفة لكل مشارك.
الفئة المستهدفة
- منسقو الاجتماعات وأمناء سر اللجان والمجالس
- مديرو المكاتب والسكرتارية التنفيذية
- منظمو المؤتمرات والفعاليات في إدارات العلاقات العامة
- موظفو إدارات الاتصال المسؤولون عن الندوات وورش العمل
المحاور العلمية التفصيلية
01تخطيط الاجتماعات الفعالة
- تحديد الغرض ونوع الاجتماع والمشاركين
- إعداد جدول الأعمال وتوزيع المواد مسبقًا
- اختيار الصيغة: حضوري أو افتراضي أو هجين
02إدارة الاجتماع وتوثيقه
- دور الرئيس وأمين السر وضبط الوقت
- أساليب اتخاذ القرار والتعامل مع الخلافات
- تحرير المحاضر وسجل متابعة القرارات
03تخطيط المؤتمرات
- تحديد الأهداف والجمهور المستهدف
- تصميم الجلسات واختيار المتحدثين
- الموازنة والرعايات والجدول الزمني للتحضير
04اللوجستيات والموردون
- اختيار المكان وتخطيط القاعات
- التجهيزات الصوتية والمرئية والترجمة الفورية
- عقود الموردين والضيافة والنقل
05التسجيل وتجربة المشاركين يوم الحدث
- أنظمة التسجيل والبطاقات والدخول
- إدارة المتحدثين والضيوف خلف الكواليس
- خطة الطوارئ وإدارة التأخير والأعطال
06التقييم والمتابعة بعد الحدث
- استبيانات الرضا وقياس العائد
- التقرير الختامي والدروس المستفادة
- نشر المخرجات والتوصيات
منهجية التدريب
المشروع والمخرج التطبيقي
المشروع التطبيقي
ينجز المشارك حزمة تنظيمية لمؤتمر أو ملتقى سنوي لجهته: خطة زمنية للتحضير، وموازنة تقديرية، ومخطط قاعة وجلسات، وقوائم تدقيق للموردين ويوم الحدث، إضافة إلى نموذج جدول أعمال ومحضر لاجتماع اللجنة المنظمة.
التقييم
تقييم تشخيصي قصير في البداية، ومهام تطبيقية مرتبطة بكل مخرج من مخرجات التعلم، وتقييم المشروع التطبيقي وفق معايير معلنة.