تنظيم الملفات والأرشفة للوثائق والحفاظ على سرية المعلومات
الحصول على الكتيب
للحصول على كتيب بكامل محتويات الدورة برجاء ملء النموذج التالي ببياناتك الصحيحة
الإطار المهني للبرنامج
تنظيم الملفات والأرشفة للوثائق والحفاظ على سرية المعلومات
نبذة عن البرنامج
يضع البرنامج بين يدي موظفي المكاتب أساليب عملية لتنظيم ملفات الإدارة ورقيًا وإلكترونيًا بحيث يُعثر على أي وثيقة بسرعة، مع ترسيخ سلوكيات الحفاظ على سرية المعلومات في العمل اليومي. ويغطي نظم الحفظ الهجائية والرقمية والموضوعية والجغرافية والزمنية، وإعداد دليل الملفات وفتحها وترقيمها، وتتبع حركة الملفات وإعارتها، وتنظيم المجلدات الإلكترونية المقابلة، وقواعد التعامل مع المعلومات السرية في المكتب والبريد والهاتف ووسائل التواصل.
مخرجات التعلم
- ✓اختيار نظام الحفظ المناسب (هجائي، رقمي، موضوعي، جغرافي، زمني) لكل فئة ملفات في الإدارة.
- ✓إعداد دليل ملفات مرقّم يوضح عنوان الملف ورمزه ومكانه ومسؤول حفظه.
- ✓تطبيق إجراء موحد لفتح الملفات وترتيب محتوياتها وإقفالها وترحيلها.
- ✓تتبع حركة الملفات وإعارتها بسجل ورقي أو إلكتروني يمنع الضياع.
- ✓تطبيق قواعد السرية في تداول الوثائق عبر المكتب والبريد الإلكتروني والهاتف والطباعة.
الفئة المستهدفة
- السكرتارية والموظفون الإداريون
- كتبة الملفات وموظفو الأرشيف الجاري
- موظفو الصادر والوارد والاتصالات الإدارية
المحاور العلمية التفصيلية
01أسس تنظيم الملفات
- أهمية تنظيم الملفات في سرعة الإنجاز والمساءلة
- أنواع الملفات: الموضوعية والشخصية والمالية والسرية
- مسؤوليات الموظف في حفظ الملفات
02نظم الحفظ والترتيب
- الحفظ الهجائي والرقمي والموضوعي
- الحفظ الجغرافي والزمني والنظم المختلطة
- اختيار النظام المناسب لكل فئة ملفات
03دليل الملفات وإجراءات العمل
- إعداد دليل الملفات ورموزها
- فتح الملف وترتيب محتوياته وإقفاله
- ترحيل الملفات المنتهية إلى الأرشيف
04تتبع الملفات وإعارتها
- سجل حركة الملفات وبطاقات الإعارة
- متابعة الملفات المتأخرة وحالات الضياع
- الجرد الدوري للملفات
05الأرشفة الإلكترونية المقابلة
- هيكل المجلدات الإلكترونية الموازي لدليل الملفات
- تسمية الملفات الممسوحة ضوئيًا
- الربط بين الملف الورقي ونسخته الإلكترونية
06الحفاظ على سرية المعلومات
- سياسة المكتب النظيف والشاشة المقفلة
- سرية المعلومات في البريد والهاتف والطباعة
- التعامل مع طلبات الاطلاع من خارج الإدارة
منهجية التدريب
المشروع والمخرج التطبيقي
المشروع التطبيقي
ينظم المشارك ملفات قسم أو مكتب حقيقي أو مقترح: يختار نظام الحفظ لكل فئة، ويعد دليل ملفات وسجل إعارة، وهيكل مجلدات إلكترونية موازيًا، وقائمة قواعد سرية يومية للموظفين.
التقييم
تقييم تشخيصي قصير في البداية، ومهام تطبيقية مرتبطة بكل مخرج من مخرجات التعلم، وتقييم المشروع التطبيقي وفق معايير معلنة.
الشهادة الجامعية والاعتماد الدولي
شهادة مهنية معتمدة من جامعة سيتي ماليزيا في تنظيم الملفات والأرشفة للوثائق والحفاظ على سرية المعلومات
واعتماد دولي من المنظمة الدولية للقيادة