إدارة الوقت والاجتماعات وتفويض الصلاحيات للسكرتارية ومنسقي المكاتب

نبذة عن البرنامج

يدير السكرتير ومنسق المكتب وقته ووقت مديره معًا، ويتحمل جزءًا كبيرًا من نجاح الاجتماعات أو فشلها. يتناول البرنامج تحليل استخدام الوقت وأساليب ترتيب الأولويات مثل مصفوفة أيزنهاور، وإدارة تقويم المدير، والإعداد الكامل للاجتماع من جدول الأعمال إلى محضره ومتابعة قراراته، ثم التفويض: ما الذي يمكن أن يُفوَّض للسكرتير أو منه إلى الموظفين المساندين، وكيف تُحدد الحدود والمتابعة والمساءلة.

مخرجات التعلم

• ✓تحليل سجل استخدام الوقت لأسبوع عمل وتحديد مضيعات الوقت ومعالجتها.
• ✓ترتيب المهام اليومية بمصفوفة أيزنهاور وتخطيط الأسبوع بكتل زمنية.
• ✓إعداد جدول أعمال اجتماع ومواد مسبقة توزع في الوقت المناسب.
• ✓كتابة محضر اجتماع يوثق القرارات والمسؤوليات والمواعيد بوضوح.
• ✓بناء سجل لمتابعة تنفيذ قرارات الاجتماعات وتقرير دوري للمدير.
• ✓تحديد المهام القابلة للتفويض ومستوى الصلاحية وآلية المتابعة لكل منها.

الفئة المستهدفة

• السكرتارية والسكرتارية التنفيذية
• منسقو المكاتب والشؤون الإدارية
• أمناء سر اللجان ومجالس الإدارات
• مساعدو المديرين

المحاور العلمية التفصيلية

منهجية التدريب

المشروع والمخرج التطبيقي