دورة: البرنامج التخصصي المتكامل في مهارات السكرتارية وإدارة المكاتب والأرشفة وتطبيقاتها باستخدام MS Outlook
الحصول على الكتيب
للحصول على كتيب بكامل محتويات الدورة برجاء ملء النموذج التالي ببياناتك الصحيحة
الإطار المهني للبرنامج
دورة: البرنامج التخصصي المتكامل في مهارات السكرتارية وإدارة المكاتب والأرشفة وتطبيقاتها باستخدام MS Outlook
نبذة عن البرنامج
يجمع البرنامج مهارات السكرتارية وإدارة المكاتب والأرشفة في إطار تطبيقي واحد محوره Microsoft Outlook بوصفه أداة العمل اليومية في أغلب الجهات. ويتناول تنظيم البريد الوارد بالمجلدات والقواعد والتصنيفات والخطوات السريعة، وإدارة التقويم المشترك وصلاحيات التفويض ومساعد الجدولة، والمهام والمتابعة، وأرشفة البريد ومرفقاته وربطها بنظام الملفات، وقوالب الرسائل والتوقيعات، والتكامل مع Microsoft Teams وOneDrive، ضمن ممارسات مكتبية منظمة.
مخرجات التعلم
- ✓تنظيم صندوق بريد بمجلدات وتصنيفات لونية وقواعد آلية تقلل وقت الفرز اليومي.
- ✓إعداد خطوات سريعة (Quick Steps) وقوالب رسائل للمهام المتكررة مثل الإحالة والرد المعياري.
- ✓إدارة تقويم المدير بصلاحيات التفويض واستخدام مساعد الجدولة لحجز الاجتماعات والقاعات.
- ✓متابعة التكليفات عبر المهام والعلامات والتذكيرات حتى الإغلاق.
- ✓أرشفة البريد ومرفقاته وفق خطة ملفات الإدارة وتطبيق سياسات الاحتفاظ بالبريد.
الفئة المستهدفة
- السكرتارية التنفيذية والإدارية
- مدراء المكاتب والمساعدون الإداريون
- موظفو الأرشيف والاتصالات الإدارية
المحاور العلمية التفصيلية
01السكرتارية الحديثة وبيئة Outlook
- مهام السكرتير ومدير المكتب في البيئة الرقمية
- واجهة Outlook وإعداداته الأساسية
- التكامل مع Microsoft Teams وOneDrive
02إدارة البريد الإلكتروني
- المجلدات والتصنيفات اللونية والبحث المتقدم
- القواعد الآلية والخطوات السريعة
- قوالب الرسائل والتوقيعات والردود المعيارية
03التقويم والاجتماعات
- التقويم المشترك وصلاحيات التفويض
- مساعد الجدولة وحجز القاعات والموارد
- دعوات الاجتماعات وجداول الأعمال والمتابعة
04المهام والمتابعة
- إنشاء المهام وإسنادها وتتبعها
- العلامات والتذكيرات ومتابعة الردود
- تقارير المتابعة الأسبوعية للمدير
05الأرشفة عبر Outlook
- ربط مجلدات البريد بخطة ملفات الإدارة
- حفظ المرفقات وتسميتها في المجلدات المشتركة
- سياسات الاحتفاظ بالبريد والأرشفة التلقائية
06السرية والإنتاجية
- إعدادات الأمان والتعرف على رسائل التصيد
- آداب البريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية
- قياس الوقت الموفَّر وتحسين أسلوب العمل
منهجية التدريب
المشروع والمخرج التطبيقي
المشروع التطبيقي
يهيئ المشارك بيئة Outlook متكاملة لمكتب مدير: هيكل مجلدات وتصنيفات وقواعد آلية، وثلاث خطوات سريعة، وتقويمًا مفوضًا بقواعد حجز، ونظام متابعة مهام، وخطة أرشفة للبريد مرتبطة بملفات الإدارة.
التقييم
تقييم تشخيصي قصير في البداية، ومهام تطبيقية مرتبطة بكل مخرج من مخرجات التعلم، وتقييم المشروع التطبيقي وفق معايير معلنة.
الشهادة الجامعية والاعتماد الدولي
شهادة مهنية معتمدة من جامعة سيتي ماليزيا في دورة: البرنامج التخصصي المتكامل في مهارات السكرتارية وإدارة المكاتب والأرشفة وتطبيقاتها باستخدام MS Outlook
واعتماد دولي من المنظمة الدولية للقيادة