الأساليب الحديثة في التنظيم وتبسيط الإجراءات للسكرتير التنفيذي
الحصول على الكتيب
للحصول على كتيب بكامل محتويات الدورة برجاء ملء النموذج التالي ببياناتك الصحيحة
الإطار المهني للبرنامج
الأساليب الحديثة في التنظيم وتبسيط الإجراءات للسكرتير التنفيذي
نبذة عن البرنامج
يقع السكرتير التنفيذي في قلب الإجراءات الإدارية، فيرى مواضع التأخير والتكرار والتوقيعات غير الضرورية قبل غيره. يزوّده البرنامج بأدوات تحليل الإجراءات وتبسيطها: رسم خرائط العمليات وتحليل SIPOC، وكشف الهدر بمبادئ Lean، وأسلوب الحذف والدمج وإعادة الترتيب والتبسيط (ECRS)، وإعادة تصميم النماذج، وتحويل الإجراءات إلى مسارات إلكترونية، وقياس زمن الإنجاز قبل التحسين وبعده، بما يتوافق مع توجهات تبسيط الخدمات الحكومية في الخليج.
مخرجات التعلم
- ✓رسم خريطة تدفق لإجراء إداري قائم تحدد الخطوات والمسؤولين والزمن.
- ✓تحليل الإجراء بأداة SIPOC وتحديد المدخلات والمخرجات والمستفيدين.
- ✓كشف أنواع الهدر في الإجراء مثل الانتظار والتكرار والتوقيعات الزائدة.
- ✓إعادة تصميم الإجراء بأسلوب ECRS وتقليل خطواته ونقاط الاعتماد.
- ✓إعادة تصميم نموذج ورقي ليصبح نموذجًا إلكترونيًا مبسطًا.
- ✓قياس زمن الإنجاز قبل التحسين وبعده وعرض النتائج للإدارة.
الفئة المستهدفة
- السكرتارية التنفيذية ومديرو مكاتب القيادات
- منسقو الشؤون الإدارية
- موظفو التطوير الإداري وتحسين الإجراءات
- مشرفو الخدمات المساندة
المحاور العلمية التفصيلية
01التنظيم الإداري ودور السكرتير التنفيذي
- مفهوم التنظيم والإجراءات
- موقع السكرتير التنفيذي في تدفق العمل
- علامات الإجراء المعقد
02توثيق الإجراءات وتحليلها
- رسم خرائط التدفق
- تحليل SIPOC
- قياس الزمن ونقاط الانتظار
03كشف الهدر بمبادئ Lean
- أنواع الهدر في العمل الإداري
- التوقيعات والنسخ والتكرار غير الضروري
- تحليل الأسباب الجذرية
04إعادة تصميم الإجراءات
- أسلوب الحذف والدمج وإعادة الترتيب والتبسيط
- تفويض صلاحيات الاعتماد
- توحيد الإجراءات وكتابة أدلة العمل
05النماذج والتحول الإلكتروني
- إعادة تصميم النماذج وتقليل الحقول
- النماذج الإلكترونية ومسارات الموافقة
- إدارة التغيير لدى المستخدمين
06قياس النتائج والاستدامة
- مؤشرات زمن الإنجاز والأخطاء والرضا
- عرض مقترح التبسيط على الإدارة
- المراجعة الدورية للإجراءات
منهجية التدريب
المشروع والمخرج التطبيقي
المشروع التطبيقي
يختار المشارك إجراءً إداريًا فعليًا في مكتبه ويقدّم ملف تبسيط: خريطة الوضع الحالي، وتحليل SIPOC والهدر، والإجراء المعاد تصميمه، والنموذج الإلكتروني المقترح، ومقارنة زمن الإنجاز المتوقع.
التقييم
تقييم تشخيصي قصير في البداية، ومهام تطبيقية مرتبطة بكل مخرج من مخرجات التعلم، وتقييم المشروع التطبيقي وفق معايير معلنة.