- تبدأ إدارة العقد بخطة مكتوبة تُعد عند التوقيع أو قبله، تحدد الأدوار والمؤشرات وإجراءات الدفع والتغيير والإغلاق، وتُناقش مع المورد.
- أوامر التغيير والغرامات والإنهاء محكومة بنص العقد والنظام المطبق، وحدودها تختلف بين السعودية والإمارات وغيرهما، فلا تُنقل أرقام دولة إلى أخرى.
- الإغلاق الصحيح يشمل التحقق من التسليم، والدفعات الأخيرة، والإفراج عن الضمانات وفق العقد، وتقييم أداء المورد، وتوثيق الدروس المستفادة.
هذا المقال للتوعية المهنية، والمرجع في أي عقد هو نصه والنظام والتعليمات النافذة في بلد الجهة وقت التعاقد.
لماذا تبدأ إدارة العقد قبل توقيعه؟
تنتهي مهمة لجنة الترسية عند اختيار المورد، لكن الأموال تُصرف والمخاطر تظهر بعد ذلك. ولهذا يعرّف البنك الدولي إدارة العقد بأنها تنفيذ العقد بعد الترسية، وتشمل عند الحاجة فترة ضمان العيوب أو التشغيل والصيانة. [1]
ويعدد البنك الدولي أسباب ضعف إدارة العقود: غياب التخطيط، وضعف المواصفات، واختيار نوع عقد غير مناسب، ونقص الموارد، وعدم الجاهزية للتنفيذ، وضعف الإشراف والمتابعة. [1] وأغلب هذه الأسباب يُحسم قبل التوقيع أو عنده، لا بعد ظهور المشكلة.
والخطوة الأولى تعيين مدير عقد لكل عقد، بمؤهلات وخبرة مناسبة وصلاحيات وتفويضات واضحة. وفي العقود الصغيرة يمكن أن يدير شخص واحد مجموعة عقود، أما العقود الكبيرة فيُتعاقد غالبًا مع مهندس أو مدير مشروع. [1]
- 1الترسية والضمانخطاب الترسية والضمان والتأمين
- 2خطة إدارة العقدالأدوار والمؤشرات والإجراءات
- 3البدء والتعبئةاجتماع البدء والجدول المعتمد
- 4متابعة الأداءالوقت والتكلفة والجودة والدفع
- 5التغيير والمطالباتإجراء رسمي موثق ومعتمد
- 6الإغلاق والتقييمالاستلام والضمانات والدروس
ماذا يحدث بين خطاب الترسية والتوقيع؟
هذه الفترة القصيرة يحكمها النظام المطبق، وتختلف تفاصيلها بين الدول:
- في السعودية: ينص نظام المنافسات والمشتريات الحكومية الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/128 عام 2019 على ضمان نهائي بنسبة 5% من قيمة العقد، يُقدم خلال 15 يوم عمل من إبلاغ الترسية ويجوز تمديدها مدة مماثلة، مع استثناءات منها العقود التي لا تتجاوز قيمتها 100 ألف ريال. [4]
- في الإمارات (الحكومة الاتحادية): ينص القانون الاتحادي رقم 11 لسنة 2023 على أن التوقيع يلي الإبلاغ بالترسية وتقديم الضمان البنكي إن كان مطلوبًا، وتحدد اللائحة التنفيذية الإجراءات. وإذا لم يوقع المورد خلال المدة المحددة بلا عذر مقبول، جاز إلغاء الترسية بعد إنذاره. [6]
وفي دول الخليج الأخرى، وفي الجهات المحلية التي لها أنظمتها الخاصة، ارجع إلى نظام المشتريات والتعليمات النافذة لديك.
وتنبه إرشادات البنك الدولي إلى التحقق من صحة ضمان حسن الأداء وضمان الدفعة المقدمة لدى الجهة المصدرة عند أي شك، وإلى فحص وثائق التأمين: الجهة المصدرة، والمبلغ، والتغطية، والمدة، والأطراف المؤمن عليها، والاستثناءات، والشروط التي قد تبطل الوثيقة. [1]
خطة إدارة العقد: ماذا تتضمن؟
يوصي البنك الدولي بأن تبدأ خطة إدارة العقد مبكرًا، ويُفضل أن تكتمل عند توقيع العقد، وأن تتناسب مع نطاق العقد وقيمته ومخاطره ومدته، ويضع لها قائمة من 23 عنصرًا. [1] ويمكن تجميع أهمها في جدول:
| المحور | ما يُكتب في الخطة |
|---|---|
| الأدوار | المسؤوليات والصلاحيات والتفويضات وجهات الاتصال |
| الالتزامات | وثائق العقد وبنوده الرئيسية والمخرجات والمعالم والمسار الحرج |
| الأداء | مؤشرات الأداء وطريقة قياسها ومتطلبات التقارير |
| المال | إجراءات الدفع وصيغة تعديل الأسعار والضمانات والتأمين |
| التغيير والخلاف | إجراءات التغيير والتصعيد وأهم الجزاءات التعاقدية |
| المخاطر | سجل المخاطر وخطة التواصل مع المعنيين |
| النهاية | إجراءات الإغلاق وحفظ السجلات |
والخطة ليست وثيقة داخلية سرية. فالبنك الدولي يوصي بمشاركتها مع المورد ومناقشتها معه، خصوصًا توزيع المخاطر والمسؤوليات. [1]
اجتماع البدء: كيف تنطلق المرحلة الأولى؟
في الأسابيع الأولى تُبنى العلاقة وتُكتشف العوائق. ومن إجراءات البدء التي يذكرها البنك الدولي: إعداد فريق يعرف العقد والأنظمة، ومساعدة المورد في التأشيرات وتصاريح العمل والتخليص الجمركي، ومتابعة شروط نفاذ العقد، وصرف الدفعة المقدمة في وقتها. [1]
ومن الأمور التي تستحق التثبيت في اجتماع البدء:
- جدول زمني واقعي بمسار حرج واضح، يستخدمه الطرفان نفسه لا نسختين مختلفتين. [1]
- قنوات المراسلات الرسمية، ومن يملك صلاحية إصدار التعليمات.
- طريقة الاستلام والفحص، ومن يوقع محضر الاستلام.
- مواعيد تقارير التقدم واجتماعات المراجعة.
كيف تتابع الأداء دون أن تتحول المتابعة إلى خلاف؟
تقترح CIPS بناء إطار لإدارة الأداء منذ البداية يشمل اتفاقيات مستوى الخدمة ومؤشرات الأداء والتقارير والتصعيد والفواتير ومعالجة الإخفاقات ومكافأة التحسين والمراجعات. [2] ويضيف البنك الدولي أن المؤشرات الأولية تُحدد في مرحلة التخطيط ثم تُحسّن مع توفر المعلومات. [1]
وتتابع المتابعة ثلاثة محاور:
- الوقت: تتبع التقدم مقابل الجدول، والتدخل المبكر، وتوثيق قرارات التأخير. [1]
- التكلفة: مقارنة المصروف بالمخطط، والتدقيق في كل طلب تغيير ومبرراته. [1]
- الجودة: نظام جودة يُتفق عليه قبل البدء، ومعالجة الأسباب الجذرية للعيوب. [1]
ولا تنسَ التزام الجهة نفسها. فالبنك الدولي يعد الدفع في وقته إجراءً يمنع المطالبات، ويشير إلى أن تأخر الدفعات قد يعطي المورد حق المطالبة بتكاليف التمويل أو تعليق العمل. [1] وتذكّر CIPS بأن التأخر في الدفع قد يكون إخلالًا بالعقد. [2]
أوامر التغيير: كيف تضبطها؟
التغيير جزء طبيعي من العقود، لكن التغيير غير الموثق مصدر أغلب النزاعات. ومن الممارسات التي يوصي بها البنك الدولي: إجراء تغيير رسمي موثق منذ البداية، ونماذج موحدة لطلب التغيير وتقديره واعتماده، وتفويض واضح للصلاحيات، وتقييم أثر التغيير على الجودة والوقت والتكلفة والمخاطر، وعدم إصدار أي تغيير دون توثيق إلا في الطوارئ أو حين يجيزه العقد. [1]
وحدود التغيير يحددها النظام:
- في السعودية: يسمح نظام 2019 بزيادة قيمة العقد حتى 10% وتخفيضها حتى 20%. [4] وقد نُشر في 4 سبتمبر 2026 نظام جديد يُعمل به بعد 120 يومًا من نشره، أي في 2 يناير 2027، فراجع حدود التغيير فيه وفي لائحته التنفيذية للعقود التي تُبرم بعد نفاذه. [5]
- في الإمارات (الحكومة الاتحادية): يوجب القانون الاتحادي رقم 11 لسنة 2023 احترام الحدود والإجراءات الواردة في اللائحة التنفيذية، والاعتماد وفق مصفوفة الصلاحيات، ووجود أسباب مقبولة لأي تعديل. [6]
ماذا تفعل حين يتعثر المورد؟
الجزاءات التعاقدية أدوات متدرجة لا خيار واحد. ويذكر البنك الدولي منها: الإنذار بتصحيح الإخلال، وحجز الدفعات، وتسييل ضمان حسن الأداء، وغرامات التأخير، ثم الإنهاء بوصفه الجزاء الأخير. وقبل الإنهاء تحقق أن الإخلال سبب منصوص عليه، واتبع إجراءات العقد، واحتفظ بسجل كامل للإنذارات والمراسلات والأداء. [1]
وتختلف السقوف بين الأنظمة. ففي النظام السعودي لعام 2019 لا تتجاوز غرامة التأخير 6% من قيمة العقد في عقود التوريد و20% في العقود الأخرى، ويجوز للجهة إنهاء العقد إذا تأخر المتعاقد أو أخل بالتزاماته ولم يصحح ذلك خلال 15 يومًا من إنذاره كتابيًا. [4] وفي النظام الجديد الذي يُعمل به من 2 يناير 2027 ينخفض سقف غرامة التأخير في العقود غير التوريدية إلى 15%، ويبقى 6% في عقود التوريد. [5]
مثال افتراضي: مورد أجهزة تأخر في التوريد. أرسل مدير العقد إنذارًا مكتوبًا يحدد البند المخالف ومهلة التصحيح، وسجل التأخير في تقرير التقدم، وطبق الغرامة على الدفعة التالية وفق العقد. وعندما احتاج لاحقًا إلى قرار أكبر، كان الملف جاهزًا بالتواريخ والمراسلات.
كيف تغلق العقد إغلاقًا صحيحًا؟
الإغلاق ليس صرف الدفعة الأخيرة فقط. ويوصي دليل حكومة ولاية فكتوريا الأسترالية بالتحقق من أن المورد حقق معايير العقد، وإعداد تقرير ختامي والحصول على تقرير من المورد، وتسليم البيانات أو حقوق الملكية الفكرية، وترتيب الدفعات المتبقية، وحفظ السجلات، والتخطيط للانتقال إذا تغير المورد. [3]
وفي النظام السعودي يُحتفظ بالضمان النهائي حتى يفي المتعاقد بالتزاماته ويتم التسليم النهائي وفق العقد، ويُقيّم أداء المتعاقد عند إتمام العقد وفق نموذج تقييم الأداء. [4]
ثم تأتي المراجعة: سجّل الدروس المستفادة طوال العقد، وقارن النتائج بالخطة، واسأل المستفيدين عن الخدمة، ووثّق التوصيات وشاركها داخل الجهة. [3] وتدعو CIPS إلى إعادة تقييم دورية: هل ما زال الاتفاق يلبي احتياجات العمل، وما تكاليف نهاية العمر مثل الإخراج من الخدمة والتخلص؟ [2]
الخلاصة
إدارة عقود الشراء تبدأ بخطة مكتوبة ومدير عقد له صلاحيات، وتستمر بمتابعة موثقة للوقت والتكلفة والجودة، وتضبط التغيير والجزاءات وفق العقد والنظام النافذ في بلدك. ومن يغلق عقده بتقييم ودروس مكتوبة يدخل المنافسة التالية بمواصفات وعقد أفضل.
أسئلة شائعة
من يدير العقد بعد الترسية: المشتريات أم الإدارة الطالبة؟
يوصي البنك الدولي بتعيين مدير عقد لكل عقد، بمؤهلات مناسبة وصلاحيات وتفويضات واضحة. وغالبًا يكون من الإدارة المستفيدة أو الفنية، بينما تتولى المشتريات الجوانب التعاقدية والتوثيق. [1]
ما نسبة الضمان النهائي في المشتريات الحكومية السعودية؟
ينص نظام المنافسات والمشتريات الحكومية الصادر عام 2019 على ضمان نهائي بنسبة 5% من قيمة العقد يُقدم خلال 15 يوم عمل من إبلاغ الترسية، مع استثناءات منها العقود التي لا تتجاوز 100 ألف ريال. وقد نُشر نظام جديد في 4 سبتمبر 2026 يُعمل به اعتبارًا من 2 يناير 2027، فتحقق من النص النافذ عند التعاقد. [4، 5]
هل يجوز زيادة قيمة العقد بأمر تغيير؟
نعم ضمن حدود النظام والعقد. ففي النظام السعودي لعام 2019 يمكن زيادة القيمة حتى 10% وتخفيضها حتى 20%، ويحل محله نظام جديد اعتبارًا من 2 يناير 2027، فراجع حدوده عند التعاقد بعد هذا التاريخ. وفي القانون الاتحادي الإماراتي تحدد اللائحة التنفيذية الحدود. [4، 5، 6]
لماذا يجب أن تكون الإنذارات مكتوبة؟
لأن الإنهاء والغرامات تتطلب سجلًا كاملًا بالإنذارات والمراسلات والأداء. ويعرض البنك الدولي حالة تأخر فيها الإنهاء عدة أشهر لأن الإنذارات كانت شفهية فقط. [1]
متى يُقيَّم أداء المورد؟
خلال العقد بمؤشرات الأداء المتفق عليها، وعند اكتماله بتقييم ختامي. ويوجب النظام السعودي تقييم أداء المتعاقد عند إتمام العقد وفق نموذج معتمد. [2، 4]
المراجع
- World Bank. Contract Management: Practice (Procurement Guidance), Second Edition (2024)
- CIPS. Contract Management Cycle
- Buying for Victoria, State Government of Victoria. Close and review the contract
- المملكة العربية السعودية (نسخة وزارة الاستثمار). Government Tenders and Procurement Law (Royal Decree No. M/128) (2019)
- Baker McKenzie. Saudi Arabia: Key Changes Under New Government Procurement Law (2026)
- وزارة المالية، الإمارات. Federal Law No. 11 of 2023 on Procurement in the Federal Government (2023)
دورات مقترحة
