إدارة المكاتب، التخطيط والتنظيم وتحديد الأهداف بكفاءة وفعالية
الحصول على الكتيب
للحصول على كتيب بكامل محتويات الدورة برجاء ملء النموذج التالي ببياناتك الصحيحة
الإطار المهني للبرنامج
إدارة المكاتب، التخطيط والتنظيم وتحديد الأهداف بكفاءة وفعالية
نبذة عن البرنامج
يعمل كثير من المكاتب بردة الفعل؛ تتراكم المعاملات وتتداخل المهام دون أهداف واضحة. يقدّم البرنامج للعاملين في إدارة المكاتب منهجًا عمليًا للانتقال إلى العمل المخطط: صياغة أهداف المكتب بأسلوب SMART وربطها بأهداف الإدارة، وإعداد خطة عمل سنوية وشهرية، وتنظيم الأدوار وتوزيع المهام، وتوثيق الإجراءات المكتبية، وتنظيم تدفق المعاملات والملفات، ومتابعة الإنجاز بمؤشرات أداء، والتمييز بين الكفاءة في استخدام الموارد والفعالية في تحقيق النتائج.
مخرجات التعلم
- ✓صياغة أهداف سنوية للمكتب بأسلوب SMART مرتبطة بأهداف الإدارة.
- ✓إعداد خطة عمل تحدد الأنشطة والمسؤوليات والمواعيد لكل هدف.
- ✓تصميم هيكل تنظيمي للمكتب ووصف مختصر للأدوار وتوزيع المهام.
- ✓توثيق إجراء مكتبي رئيسي بخريطة تدفق ونموذج موحد.
- ✓تحديد مؤشرات كفاءة وفعالية للمكتب ولوحة متابعة شهرية.
الفئة المستهدفة
- مديرو المكاتب ومشرفو الشؤون الإدارية
- السكرتارية التنفيذية
- رؤساء الأقسام الإدارية
- منسقو المكاتب في الجهات الحكومية والخاصة
المحاور العلمية التفصيلية
01الكفاءة والفعالية في إدارة المكاتب
- الفرق بين الكفاءة والفعالية
- وظائف المكتب في المؤسسة الحديثة
- عناصر المكتب الناجح
02تحديد الأهداف
- صياغة الأهداف بأسلوب SMART
- ربط أهداف المكتب بأهداف الإدارة
- ترتيب الأهداف حسب الأولوية
03التخطيط المكتبي
- الخطة السنوية والشهرية والأسبوعية
- تقدير الموارد والوقت
- إدارة المخاطر والطوارئ في الخطة
04التنظيم وتوزيع العمل
- الهيكل التنظيمي للمكتب
- الأدوار والمسؤوليات وتوزيع المهام
- تنظيم المساحة والملفات وتدفق المعاملات
05توثيق الإجراءات
- خرائط التدفق للإجراءات المكتبية
- النماذج الموحدة وأدلة العمل
- مراجعة الإجراءات وتبسيطها
06المتابعة وقياس الأداء
- مؤشرات الأداء المكتبية
- لوحة المتابعة الشهرية
- المراجعة والتحسين المستمر
منهجية التدريب
المشروع والمخرج التطبيقي
المشروع التطبيقي
يعدّ المشارك خطة عمل سنوية لمكتبه: أهداف SMART، وخطة أنشطة بالمسؤوليات والمواعيد، وتوزيعًا منظمًا للأدوار، وخريطة تدفق لإجراء رئيسي، ولوحة مؤشرات للمتابعة الشهرية.
التقييم
تقييم تشخيصي قصير في البداية، ومهام تطبيقية مرتبطة بكل مخرج من مخرجات التعلم، وتقييم المشروع التطبيقي وفق معايير معلنة.