التقنيات الحديثة في الفهرسة والأرشفة الإلكترونية لحفظ الملفات
الحصول على الكتيب
للحصول على كتيب بكامل محتويات الدورة برجاء ملء النموذج التالي ببياناتك الصحيحة
الإطار المهني للبرنامج
التقنيات الحديثة في الفهرسة والأرشفة الإلكترونية لحفظ الملفات
نبذة عن البرنامج
ينتقل البرنامج بالأرشفة من مجرد تخزين للملفات إلى نظام قابل للبحث والاسترجاع السريع. ويغطي بناء خطط التصنيف وقواعد تسمية الملفات، وحقول البيانات الوصفية (Metadata) والمكانز الموحدة، والمسح الضوئي والتعرف الضوئي على الحروف العربية (OCR)، وصيغة الحفظ طويل الأمد PDF/A، والبحث النصي والفهرسة التلقائية، مع مراعاة متطلبات الجهات الوطنية للوثائق والمحفوظات في دول الخليج ومبادئ ISO 15489 لإدارة السجلات.
مخرجات التعلم
- ✓تصميم خطة تصنيف وظيفية لملفات إدارة واحدة بمستويات واضحة ورموز ترقيم متسقة.
- ✓وضع قواعد موحدة لتسمية الملفات الإلكترونية تشمل التاريخ والجهة ونوع الوثيقة والإصدار.
- ✓تحديد حقول البيانات الوصفية الإلزامية والاختيارية لكل نوع وثيقة وربطها بقوائم مصطلحات موحدة.
- ✓ضبط إعدادات المسح الضوئي (الدقة واللون والصيغة) والتحقق من جودة نتائج OCR للنصوص العربية.
- ✓اختبار كفاءة الاسترجاع بقياس زمن العثور على الوثيقة ونسبة نتائج البحث الصحيحة.
الفئة المستهدفة
- موظفو الأرشيف والوثائق والمحفوظات
- أمناء السجلات ومسؤولو مراكز المعلومات
- السكرتارية المسؤولة عن ملفات الإدارات
- منسقو مشاريع التحول الرقمي للوثائق
المحاور العلمية التفصيلية
01أسس الفهرسة الحديثة
- الفرق بين التصنيف والفهرسة والترميز
- خطط التصنيف الوظيفية مقابل الموضوعية
- مبادئ ISO 15489 في إدارة السجلات
02البيانات الوصفية والمكانز
- الحقول الأساسية: العنوان والتاريخ والجهة ونوع الوثيقة ومستوى السرية
- قوائم المصطلحات الموحدة والمكانز
- الكلمات المفتاحية وضبط المترادفات العربية
03قواعد التسمية وهيكلة المجلدات
- معايير تسمية الملفات والتحكم في الإصدارات
- هيكلة المجلدات المشتركة وتجنب التكرار
- ترحيل الملفات الحالية إلى الهيكل الجديد
04الرقمنة والتعرف الضوئي على الحروف
- إعدادات المسح الضوئي للدقة والألوان والصيغ
- التعرف الضوئي على النصوص العربية وتحدياته
- مراقبة جودة الصور المرقمنة
05الحفظ والاسترجاع
- صيغ الحفظ طويل الأمد مثل PDF/A
- البحث النصي والبحث بالحقول والفهرسة التلقائية
- قياس زمن الاسترجاع ودقة النتائج
06الحوكمة والتطبيق المؤسسي
- جداول مدد الاستبقاء وإجراءات الإتلاف النظامية
- صلاحيات الوصول وسجل العمليات
- خطة تطبيق مرحلية لإدارة واحدة
منهجية التدريب
المشروع والمخرج التطبيقي
المشروع التطبيقي
يصمم المشارك نموذجًا مصغرًا لفهرسة ملفات إدارة في جهته: خطة تصنيف، وقواعد تسمية، وجدول بيانات وصفية لخمسة أنواع وثائق، ثم يفهرس عينة من الملفات المرقمنة ويقيس زمن استرجاعها قبل التطبيق وبعده.
التقييم
تقييم تشخيصي قصير في البداية، ومهام تطبيقية مرتبطة بكل مخرج من مخرجات التعلم، وتقييم المشروع التطبيقي وفق معايير معلنة.