الفهرسة والأرشفة الرقمية المتقدمة وإدارة المستندات إلكترونيا (EDMS)
الحصول على الكتيب
للحصول على كتيب بكامل محتويات الدورة برجاء ملء النموذج التالي ببياناتك الصحيحة
الإطار المهني للبرنامج
الفهرسة والأرشفة الرقمية المتقدمة وإدارة المستندات إلكترونيا (EDMS)
نبذة عن البرنامج
يتناول البرنامج المستوى المتقدم من إدارة المستندات: تشغيل أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) وإدارة دورة حياة الوثيقة من الإنشاء والتسجيل إلى الاعتماد والحفظ والإتلاف. ويغطي هيكلة المستودعات والبيانات الوصفية المتقدمة، والتحكم في الإصدارات والإيداع والسحب، ومسارات العمل الآلية، والصلاحيات وسجل التدقيق، والتكامل مع البريد وأنظمة المراسلات، ومعايير اختيار النظام وترحيل البيانات، مع مراعاة ISO 15489 ومتطلبات حماية البيانات في دول الخليج.
مخرجات التعلم
- ✓تحليل متطلبات جهة لإدارة المستندات وتحويلها إلى مواصفات وظيفية لنظام EDMS.
- ✓تصميم هيكل مستودع رقمي يشمل المكتبات وأنواع المحتوى والبيانات الوصفية لكل نوع.
- ✓إعداد مسار عمل آلي لاعتماد وثيقة يتضمن المراجعة والتوقيع والتنبيهات.
- ✓ضبط قواعد التحكم في الإصدارات والصلاحيات وسجل التدقيق للوثائق الحساسة.
- ✓وضع خطة ترحيل للأرشيف الحالي تتضمن التنظيف والتحقق من الاكتمال.
الفئة المستهدفة
- مسؤولو أنظمة إدارة الوثائق والأرشيف الإلكتروني
- أمناء السجلات ومشرفو مراكز الوثائق
- محللو الأعمال في مشاريع التحول الرقمي
- منسقو تقنية المعلومات المسؤولون عن أنظمة المحتوى
المحاور العلمية التفصيلية
01من الأرشيف الإلكتروني إلى إدارة المستندات
- الفرق بين EDMS وأنظمة إدارة السجلات وإدارة المحتوى المؤسسي ECM
- دورة حياة الوثيقة من الإنشاء إلى الإتلاف
- المتطلبات الوطنية للوثائق والمحفوظات في دول الخليج
02هيكلة المستودع والبيانات الوصفية المتقدمة
- المكتبات وأنواع المحتوى والحقول الإلزامية
- المكانز وقوائم الاختيار والوسوم
- الفهرسة التلقائية والتصنيف بمساعدة الذكاء الاصطناعي
03التحكم في الوثائق
- الإيداع والسحب والتحكم في الإصدارات
- الترقيم الموحد وسجل التعديلات
- الوثائق الخاضعة للرقابة في أنظمة الجودة ISO 9001
04مسارات العمل والأتمتة
- تصميم مسارات المراجعة والاعتماد
- التوقيع الإلكتروني والتنبيهات والمهل
- التكامل مع البريد الإلكتروني وأنظمة المراسلات
05الأمن والصلاحيات والامتثال
- مصفوفة الصلاحيات حسب الدور ومستوى السرية
- سجل التدقيق ومراقبة الوصول
- متطلبات حماية البيانات الشخصية ومدد الاستبقاء
06اختيار النظام وترحيل البيانات
- معايير المفاضلة بين الأنظمة
- خطة ترحيل الأرشيف وتنظيفه والتحقق منه
- قياس التبني ومؤشرات نجاح التطبيق
منهجية التدريب
المشروع والمخرج التطبيقي
المشروع التطبيقي
يعد المشارك وثيقة تصميم مصغرة لنظام EDMS لإدارة في جهته: متطلبات وظيفية، وهيكل مستودع وبيانات وصفية، ومسار اعتماد آلي لوثيقة واحدة، ومصفوفة صلاحيات، وخطة ترحيل للأرشيف القائم.
التقييم
تقييم تشخيصي قصير في البداية، ومهام تطبيقية مرتبطة بكل مخرج من مخرجات التعلم، وتقييم المشروع التطبيقي وفق معايير معلنة.