تطوير وتحديث أنظمة التسجيل والحفظ والاسترجاع لشؤون الموظفين
الحصول على الكتيب
للحصول على كتيب بكامل محتويات الدورة برجاء ملء النموذج التالي ببياناتك الصحيحة
الإطار المهني للبرنامج
تطوير وتحديث أنظمة التسجيل والحفظ والاسترجاع لشؤون الموظفين
نبذة عن البرنامج
يحتوي ملف الموظف على وثائق تحدد حقوقه والتزامات الجهة تجاهه، وضياع وثيقة واحدة أو تأخر الوصول إليها قد يعطل قرارًا أو يضعف موقف الجهة في نزاع عمالي. يتناول البرنامج تحديث أنظمة السجلات الوظيفية من الأرشيف الورقي إلى الإلكتروني: خطة تصنيف الملفات وترميزها، وجداول مدد الحفظ والإتلاف، والفهرسة والبيانات الوصفية لتسريع الاسترجاع، وضوابط الوصول والسرية وفق أنظمة حماية البيانات الشخصية، مسترشدًا بمبادئ ISO 15489 لإدارة السجلات.
مخرجات التعلم
- ✓تصميم خطة تصنيف وترميز موحدة لوثائق ملف الموظف.
- ✓إعداد جدول مدد حفظ للوثائق الوظيفية يحدد مدة الحفظ وطريقة الإتلاف.
- ✓تحديد حقول البيانات الوصفية والفهرسة اللازمة لاسترجاع الوثائق بسرعة.
- ✓وضع ضوابط وصول وسرية لملفات الموظفين متوافقة مع أنظمة حماية البيانات.
- ✓إعداد خطة تحويل رقمي للأرشيف الورقي تشمل المسح الضوئي وضبط الجودة.
الفئة المستهدفة
- موظفو سجلات وأرشيف شؤون الموظفين
- رؤساء أقسام شؤون الموظفين
- مسؤولو إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية
المحاور العلمية التفصيلية
01السجلات الوظيفية وأهميتها
- أنواع السجلات في شؤون الموظفين
- القيمة النظامية والإدارية للوثائق
- مبادئ ISO 15489 لإدارة السجلات
02التصنيف والترميز
- خطة تصنيف ملف الموظف
- ترميز الملفات والوثائق
- توحيد التسمية والإصدارات
03مدد الحفظ والإتلاف
- إعداد جدول مدد الحفظ
- إجراءات الإتلاف وتوثيقه
- الوثائق ذات الحفظ الدائم
04الأرشفة الإلكترونية والاسترجاع
- المسح الضوئي وضبط الجودة
- البيانات الوصفية والفهرسة
- البحث والاسترجاع في نظام إدارة الوثائق
05السرية وحماية البيانات
- مستويات الوصول والصلاحيات
- أنظمة حماية البيانات الشخصية في دول الخليج
- سجلات الاطلاع ومسارات التدقيق
06الحوكمة والتحسين
- سياسة إدارة السجلات الوظيفية
- مؤشرات زمن الاسترجاع واكتمال الملفات
- المراجعة الدورية للأرشيف
منهجية التدريب
المشروع والمخرج التطبيقي
المشروع التطبيقي
يعدّ المشارك خطة تحديث لأرشيف شؤون الموظفين في جهة خليجية: خطة تصنيف وترميز، وجدول مدد حفظ لعشرين نوعًا من الوثائق، وحقول بيانات وصفية، ومصفوفة صلاحيات وصول، وخطة تحويل رقمي مرحلية.
التقييم
تقييم تشخيصي قصير في البداية، ومهام تطبيقية مرتبطة بكل مخرج من مخرجات التعلم، وتقييم المشروع التطبيقي وفق معايير معلنة.