توثيق الملفات والوثائق وإعداد المراسلات التجارية
الحصول على الكتيب
للحصول على كتيب بكامل محتويات الدورة برجاء ملء النموذج التالي ببياناتك الصحيحة
الإطار المهني للبرنامج
توثيق الملفات والوثائق وإعداد المراسلات التجارية
نبذة عن البرنامج
يجمع البرنامج بين مهارتين متلازمتين في الإدارات التجارية والمشتريات والمبيعات: توثيق ملفات التعاملات بحيث يكتمل لكل صفقة سجلها من الطلب حتى السداد، وإعداد المراسلات التجارية بالعربية والإنجليزية بصياغة واضحة ودقيقة. ويتناول رسائل الاستفسار وطلب العروض وأوامر الشراء والمطالبة بالسداد والرد على الشكاوى، وتوثيق العقود والفواتير الضريبية وإشعارات الاستلام، وقواعد البريد الإلكتروني التجاري، مع مراعاة متطلبات الفوترة وضريبة القيمة المضافة في دول الخليج.
مخرجات التعلم
- ✓بناء ملف صفقة تجارية مكتمل يضم الطلب والعرض وأمر الشراء والاستلام والفاتورة والسداد بترتيب وترقيم موحد.
- ✓صياغة رسائل طلب عروض أسعار وعروض تجارية وأوامر شراء بصيغة واضحة تحدد الشروط والمهل.
- ✓كتابة رسالة مطالبة بالسداد متدرجة النبرة ورد مهني على شكوى عميل.
- ✓التحقق من اكتمال البيانات الأساسية في الفاتورة الضريبية قبل حفظها وإحالتها.
- ✓تطبيق قواعد البريد الإلكتروني التجاري في العناوين والمرفقات والتوقيع وحفظ المراسلات.
الفئة المستهدفة
- موظفو المراسلات والسكرتارية في الإدارات التجارية
- منسقو المبيعات والمشتريات
- موظفو خدمة العملاء والتحصيل
- مسؤولو الوثائق في إدارات العقود
المحاور العلمية التفصيلية
01التوثيق في التعاملات التجارية
- أهمية التوثيق في الإثبات والمراجعة والنزاعات
- مكونات ملف الصفقة من الطلب حتى السداد
- الترقيم الموحد والربط بين الوثائق
02وثائق دورة البيع والشراء
- طلب العرض والعرض وأمر الشراء
- إشعار الاستلام والفاتورة الضريبية
- متطلبات الفوترة وضريبة القيمة المضافة في دول الخليج
03أسس الكتابة التجارية
- الوضوح والإيجاز والدقة في الصياغة التجارية
- هيكل الرسالة التجارية وعناصرها
- المصطلحات التجارية بالعربية والإنجليزية
04نماذج المراسلات التجارية
- رسائل الاستفسار وطلب العروض والرد عليها
- رسائل التأكيد والتعديل والإلغاء
- رسائل المطالبة بالسداد والتذكير المتدرج
05المراسلات الحساسة
- الرد على شكاوى العملاء والموردين
- رسائل الاعتذار والتعويض
- الصياغات التي قد ترتب التزامًا على الجهة
06البريد الإلكتروني والأرشفة
- قواعد البريد الإلكتروني التجاري
- حفظ المراسلات وربطها بملف الصفقة
- مدد الاحتفاظ بالمستندات التجارية
منهجية التدريب
المشروع والمخرج التطبيقي
المشروع التطبيقي
يعد المشارك ملف صفقة تجارية كاملًا لحالة مقدَّمة: سلسلة مراسلات من طلب العرض حتى المطالبة بالسداد بالعربية والإنجليزية، مع دليل ترقيم وفهرس لوثائق الملف وقائمة تحقق للفاتورة الضريبية.
التقييم
تقييم تشخيصي قصير في البداية، ومهام تطبيقية مرتبطة بكل مخرج من مخرجات التعلم، وتقييم المشروع التطبيقي وفق معايير معلنة.
الشهادة الجامعية والاعتماد الدولي
شهادة مهنية معتمدة من جامعة سيتي ماليزيا في توثيق الملفات والوثائق وإعداد المراسلات التجارية
واعتماد دولي من المنظمة الدولية للقيادة