حفظ الوثائق والملفات والسجلات يدويا وإلكترونيا وإعداد تقارير العمل
الحصول على الكتيب
للحصول على كتيب بكامل محتويات الدورة برجاء ملء النموذج التالي ببياناتك الصحيحة
الإطار المهني للبرنامج
حفظ الوثائق والملفات والسجلات يدويا وإلكترونيا وإعداد تقارير العمل
نبذة عن البرنامج
يتناول البرنامج إدارة الحفظ في بيئة هجينة يتعايش فيها الملف الورقي مع نسخته الإلكترونية، ثم توظيف بيانات الحفظ والإنجاز في إعداد تقارير عمل دورية دقيقة. ويغطي تنظيم السجلات اليدوية كسجل الوارد والصادر وسجل الإعارة وما يقابلها في الأنظمة الإلكترونية، وقواعد المسح الضوئي والتسمية والربط، والجرد والمطابقة بين النسختين، ثم إعداد تقارير الإنجاز الأسبوعية والشهرية بمؤشرات واضحة وجداول ورسوم بيانية في Excel.
مخرجات التعلم
- ✓تنظيم سجلات الوارد والصادر والإعارة يدويًا وما يقابلها إلكترونيًا بحقول موحدة.
- ✓تطبيق إجراء موحد لمسح الوثائق الورقية وتسميتها وربطها برقم الملف الأصلي.
- ✓إجراء جرد ومطابقة دورية بين الأرشيف الورقي والإلكتروني ومعالجة الفروقات.
- ✓تحديد مؤشرات تقرير العمل للوحدة مثل حجم المعاملات وزمن الإنجاز والمتأخرات.
- ✓إعداد تقرير عمل شهري بجداول ورسوم بيانية في Excel مع تحليل موجز وتوصيات.
الفئة المستهدفة
- موظفو الأرشيف والسجلات الإدارية
- السكرتارية وكتبة الصادر والوارد
- مشرفو الوحدات الإدارية المسؤولون عن التقارير الدورية
المحاور العلمية التفصيلية
01الحفظ في البيئة الهجينة
- المزاوجة بين الحفظ الورقي والإلكتروني ومتى يُعتمد كل منهما
- أنواع السجلات الإدارية ووظائفها
- مسؤوليات الحفظ داخل الوحدة
02السجلات والملفات اليدوية
- سجل الوارد والصادر وسجل الإعارة
- ترتيب الملفات الورقية وترقيمها
- شروط الحفظ المادي وصيانة الملفات
03الحفظ الإلكتروني
- هيكل المجلدات وقواعد التسمية
- المسح الضوئي والربط برقم الملف الأصلي
- النسخ الاحتياطي وصلاحيات الوصول
04الجرد والمطابقة
- الجرد الدوري للملفات الورقية والإلكترونية
- معالجة الفروقات والملفات المفقودة
- إتلاف الوثائق المنتهية وفق الإجراءات النظامية
05مؤشرات تقارير العمل
- مصادر بيانات التقرير من السجلات
- مؤشرات حجم المعاملات وزمن الإنجاز والمتأخرات
- جمع البيانات وتدقيقها قبل التقرير
06إعداد تقارير العمل
- هيكل التقرير الدوري وعناصره
- الجداول والرسوم البيانية في Excel
- صياغة التحليل والتوصيات بإيجاز
منهجية التدريب
المشروع والمخرج التطبيقي
المشروع التطبيقي
يعد المشارك نظام حفظ هجينًا لوحدة إدارية يتضمن سجلات يدوية وإلكترونية متقابلة وقواعد مسح وتسمية، ثم يستخدم بيانات شهر من هذه السجلات لإعداد تقرير عمل بمؤشرات ورسوم بيانية وتوصيات.
التقييم
تقييم تشخيصي قصير في البداية، ومهام تطبيقية مرتبطة بكل مخرج من مخرجات التعلم، وتقييم المشروع التطبيقي وفق معايير معلنة.
الشهادة الجامعية والاعتماد الدولي
شهادة مهنية معتمدة من جامعة سيتي ماليزيا في حفظ الوثائق والملفات والسجلات يدويا وإلكترونيا وإعداد تقارير العمل
واعتماد دولي من المنظمة الدولية للقيادة