مهارات التوثيق والأرشيف الإلكتروني وميكنة وحفظ الوثائق المتكاملة
الحصول على الكتيب
للحصول على كتيب بكامل محتويات الدورة برجاء ملء النموذج التالي ببياناتك الصحيحة
الإطار المهني للبرنامج
مهارات التوثيق والأرشيف الإلكتروني وميكنة وحفظ الوثائق المتكاملة
نبذة عن البرنامج
يركز البرنامج على ميكنة دورة الوثائق في الجهة: تحويل الإجراءات الورقية من تسجيل الوارد والصادر والإحالة والاعتماد إلى مسارات إلكترونية متكاملة مع الأرشيف الإلكتروني. ويتناول تحليل الإجراء الورقي الحالي، وتصميم النماذج الإلكترونية ومسارات الإحالة، وأنظمة الاتصالات الإدارية، والمسح الضوئي عند نقطة الاستلام، والتوقيع الإلكتروني، وربط المعاملة بملفها الأرشيفي، وإدارة التغيير لدى الموظفين، ضمن توجهات التحول الرقمي الحكومي في دول الخليج.
مخرجات التعلم
- ✓رسم خريطة إجراء ورقي لتداول الوثائق وتحديد نقاط التأخير والتكرار القابلة للميكنة.
- ✓تصميم نموذج إلكتروني ومسار إحالة واعتماد لمعاملة متكررة.
- ✓تحديد متطلبات المسح الضوئي عند نقطة الاستلام وربط الصورة بالمعاملة وملفها.
- ✓وضع قواعد استخدام التوقيع الإلكتروني وصلاحيات الاعتماد في المسار المميكن.
- ✓إعداد خطة انتقال من الورقي إلى الإلكتروني تشمل التدريب ومؤشرات التبني.
الفئة المستهدفة
- موظفو الاتصالات الإدارية والصادر والوارد
- مسؤولو الأرشيف الإلكتروني وإدارة الوثائق
- محللو الإجراءات وفرق التحول الرقمي
- السكرتارية المسؤولة عن تداول المعاملات
المحاور العلمية التفصيلية
01من الورق إلى الميكنة
- مفهوم ميكنة الوثائق ومستوياتها
- فوائد الميكنة ومخاطرها
- توجهات التحول الرقمي الحكومي في دول الخليج
02تحليل الإجراء الحالي
- رسم خريطة تداول الوثيقة الورقية
- نقاط التأخير والتكرار والفقد
- تحديد أولويات الميكنة
03تصميم المسار الإلكتروني
- النماذج الإلكترونية وحقولها
- مسارات الإحالة والاعتماد والتنبيهات
- أنظمة الاتصالات الإدارية وتكاملها
04الرقمنة عند نقطة الاستلام
- المسح الضوئي للوارد الورقي وجودته
- ربط الصورة بالمعاملة والملف الأرشيفي
- التعامل مع الأصول الورقية بعد المسح
05التوقيع الإلكتروني والصلاحيات
- أنواع التوقيع الإلكتروني واستخداماته
- مصفوفة صلاحيات الاعتماد
- سجل العمليات وإمكانية التتبع
06إدارة الانتقال
- خطة الانتقال المرحلي
- تدريب الموظفين وإدارة مقاومة التغيير
- مؤشرات التبني وزمن إنجاز المعاملات
منهجية التدريب
المشروع والمخرج التطبيقي
المشروع التطبيقي
يختار المشارك معاملة ورقية متكررة في جهته، ويرسم مسارها الحالي، ثم يصمم بديلها المميكن بنموذج إلكتروني ومسار إحالة وتوقيع إلكتروني وربط أرشيفي، مع خطة انتقال ومؤشرات لزمن الإنجاز قبل الميكنة وبعدها.
التقييم
تقييم تشخيصي قصير في البداية، ومهام تطبيقية مرتبطة بكل مخرج من مخرجات التعلم، وتقييم المشروع التطبيقي وفق معايير معلنة.