التوثيق والأجندة الإلكترونية واستخدام الإنترنت للسكرتارية العالمية
الحصول على الكتيب
للحصول على كتيب بكامل محتويات الدورة برجاء ملء النموذج التالي ببياناتك الصحيحة
الإطار المهني للبرنامج
التوثيق والأجندة الإلكترونية واستخدام الإنترنت للسكرتارية العالمية
نبذة عن البرنامج
تعتمد مكاتب القيادات اليوم على سكرتارية تدير المواعيد والوثائق والمراسلات رقميًا بدقة وسرية عالية. يغطي البرنامج إدارة التقويمات المشتركة وجدولة الاجتماعات عبر المناطق الزمنية باستخدام Outlook وMicrosoft Teams، وتنظيم الملفات الإلكترونية وتسميتها وضبط إصداراتها في مساحات العمل السحابية، والبحث المتقدم على الإنترنت وتقييم موثوقية المصادر، والوقاية من رسائل التصيد. ويطبق المشاركون ذلك على مواقف من مكاتب جهات حكومية وشركات خليجية تستقبل وفودًا وشركاء دوليين.
مخرجات التعلم
- ✓إدارة تقويم المدير والتقويمات المشتركة وجدولة اجتماعات متعددة الأطراف عبر مناطق زمنية مختلفة دون تعارضات.
- ✓إعداد جدول أعمال ومحضر اجتماع وسجل متابعة قرارات بقوالب رقمية موحدة.
- ✓تطبيق نظام تسمية وتصنيف للملفات الإلكترونية يضبط الإصدارات وصلاحيات الوصول في المجلدات المشتركة.
- ✓استخدام عوامل البحث المتقدم على الإنترنت للوصول إلى معلومات موثوقة وتقييم مصادرها قبل رفعها للمدير.
- ✓تمييز رسائل التصيد الاحتيالي وتطبيق ممارسات آمنة في التعامل مع المرفقات والروابط والبيانات السرية.
الفئة المستهدفة
- السكرتارية التنفيذية ومساعدو المديرين
- مديرو المكاتب ومنسقو مكاتب القيادات العليا
- منسقو الاجتماعات والمراسم في الجهات الحكومية والشركات
- موظفو الدعم الإداري المسؤولون عن الملفات والمراسلات
المحاور العلمية التفصيلية
01دور السكرتارية في المكتب الرقمي
- مهام السكرتير التنفيذي في بيئة عمل دولية
- أدوات العمل المكتبي السحابية وتكاملها
- السرية وحدود الصلاحيات في مكتب القيادة
02إدارة الأجندة الإلكترونية
- ضبط تقويم المدير وتفويض الوصول إليه
- جدولة الاجتماعات عبر المناطق الزمنية وحجز القاعات
- التذكيرات وإدارة التعارضات وتغيير المواعيد
03توثيق الاجتماعات والمراسلات
- إعداد جدول الأعمال وملف الاجتماع المسبق
- كتابة المحاضر وسجل متابعة القرارات
- قوالب المراسلات الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية
04تنظيم الملفات الإلكترونية
- قواعد التسمية وهيكلة المجلدات المشتركة
- ضبط الإصدارات وصلاحيات المشاركة
- الأرشفة الدورية والاسترجاع السريع للمستندات
05البحث المتقدم على الإنترنت
- عوامل البحث المتقدم وتصفية النتائج
- تقييم موثوقية المواقع والمصادر الرسمية
- إعداد ملخصات معلوماتية للمدير
06أمن المعلومات في العمل المكتبي
- رسائل التصيد الاحتيالي وانتحال الهوية
- التعامل الآمن مع المرفقات وكلمات المرور والأجهزة
- الإبلاغ عن الحوادث وفق سياسة الجهة
منهجية التدريب
المشروع والمخرج التطبيقي
المشروع التطبيقي
يعدّ المشارك حزمة مكتب رقمي لمدير في جهة خليجية تتضمن تقويمًا منظمًا لأسبوع يشمل اجتماعًا مع وفد دولي، وجدول أعمال ومحضرًا وسجل متابعة قرارات، وهيكل مجلدات مشتركة بقواعد تسمية وصلاحيات، وقائمة تحقق للتعامل الآمن مع البريد.
التقييم
تقييم تشخيصي قصير في البداية، ومهام تطبيقية مرتبطة بكل مخرج من مخرجات التعلم، وتقييم المشروع التطبيقي وفق معايير معلنة.
الشهادة الجامعية والاعتماد الدولي
شهادة مهنية معتمدة من جامعة مالايا في التوثيق والأجندة الإلكترونية واستخدام الإنترنت للسكرتارية العالمية
واعتماد دولي من المنظمة الدولية للقيادة