إدارة المستودعات: تخطيط مواقع الأصناف وطرق الالتقاط لتقليل وقت التجهيز

أين يضيع الوقت في المستودع؟

التقاط الطلبات هو النشاط الأكثر استهلاكًا للعمالة في معظم المستودعات. وتشير التقديرات النموذجية التي يعرضها كتاب Warehouse & Distribution Science إلى أن الالتقاط يمثل نحو 55% من تكاليف تشغيل المستودع، وأن المشي يستهلك قرابة 55% من وقت الالتقاط، ويتوزع الباقي على البحث عن الصنف وسحبه والأعمال الورقية وغيرها. ^[1]

النتيجة العملية واضحة: قبل شراء أجهزة أسرع أو مطالبة العمال بالإسراع، اسأل لماذا يمشي العامل كل هذه المسافة. والإجابة غالبًا في مكان تخزين الأصناف، وفي طريقة تجميع الطلبات.

ما المقصود بتخطيط مواقع الأصناف (Slotting)؟

تخطيط المواقع هو قرار أين يُخزن كل صنف، وكم مساحة يأخذ. والقاعدة الأساسية أن مكان التخزين يحدد إلى حد كبير سرعة استرجاع الصنف وتكلفته لاحقًا. ^[1]

أمامك ثلاثة خيارات رئيسية:

• التخزين الثابت: لكل صنف موقع محجوز، فيحفظ العمال المواقع ويسهل وضع الأصناف السريعة في المكان المناسب، لكن استغلال المساحة ضعيف لأن الموقع يبقى محجوزًا حين ينخفض المخزون. ^{[1، 3]}
• التخزين المشترك: يشغل الموقع أي صنف متاح، فتحتاج مساحة أقل، لكن لا بد من نظام إدارة مستودعات (WMS) يوجه العامل إلى الموقع. ^{[1، 3]}
• التخزين حسب الفئات: تُقسم الأصناف إلى ثلاث إلى خمس فئات حسب تكرار الطلب، ولكل فئة منطقة خاصة بها، ويكون التخزين داخل المنطقة مشتركًا. وهو حل وسط شائع. ^[3]

كيف تحلل بياناتك قبل نقل أي صنف؟

ابدأ من سجل الطلبات في نظامك لا من انطباعات المشرفين. استخرج لكل صنف عدد مرات الالتقاط (عدد البنود التي طُلب فيها) خلال فترة تمثل نشاطك، ثم احسب كم موقعًا يحتاج.

ثلاث ملاحظات قبل التحليل:

• عُدّ مرات الالتقاط لا الكميات: صنف يخرج منه 1,000 وحدة في طلب واحد يحتاج زيارة واحدة، وصنف يخرج منه 100 وحدة موزعة على 100 طلب يحتاج مئة زيارة.
• استبعد الطلبات الاستثنائية: شحنة مشروع لمرة واحدة قد تضخم حركة صنف لا يُطلب عادة.
• افصل الأصناف الموسمية: صنف يتحرك بقوة شهرًا واحدًا في السنة يُعامل بخطة موسمية لا بموقع دائم قريب.

ستلاحظ غالبًا أن عددًا صغيرًا من الأصناف يستحوذ على معظم عمليات الالتقاط، وأن الأصناف بطيئة الحركة كثيرة العدد وتشغل معظم المساحة. ^[1] هذا التوزيع هو ما يجعل تخطيط المواقع مجديًا.

والمعيار الأدق ليس عدد مرات الالتقاط وحده، بل نسبته إلى المساحة المطلوبة. فأحد أساليب التخصيص المعروفة يقسم الطلب على عدد المواقع التي يحتاجها الصنف، ثم يرتب الأصناف تنازليًا ويعطي الأعلى منها المواقع الأقل زمنًا للوصول، وهي فكرة قريبة من مؤشر «الحجم لكل طلب» (Cube-per-order index) الذي قدمه Heskett. ^[3]

لاحظ أن التصنيف هنا حسب الحركة، وليس تصنيف ABC حسب القيمة المالية الذي يستخدمه المحاسبون في الجرد. الصنف الثمين النادر الطلب لا يستحق موقعًا قريبًا.

منطقة الالتقاط الأمامية والتعبئة من الاحتياطي

في كثير من المستودعات تُخصص منطقة صغيرة سهلة الوصول للالتقاط، مثل الرفوف الانسيابية للكراتين أو المستوى الأرضي من رفوف المنصات، وتُعبأ من مخزون الاحتياطي. ^[2]

السؤال الأصعب: أي الأصناف تدخل هذه المنطقة، وبأي كمية؟ الإجابة ليست ببساطة «الأكثر طلبًا». فالصنف الذي يُطلب بكميات كبيرة يحتاج تعبئة متكررة، والتعبئة عمل له تكلفة يجب احتسابها مع الالتقاط. ^[2] وعملية التعبئة الواحدة أغلى عادة من عملية التقاط واحدة، لأن العامل يتعامل مع وحدات كبيرة ويجهزها للالتقاط. ^[1]

ومن الأخطاء الشائعة توزيع المساحة بالتساوي على الأصناف، أو تخزين كمية تكفي مدة واحدة للجميع (ثلاثة أسابيع مثلًا). يبين Bartholdi أن هاتين الطريقتين تؤديان إلى حجم العمل نفسه في التعبئة، وأن التخصيص المحسوب حسب حركة كل صنف يمكن أن يتفوق عليهما بوضوح. ^[2]

الارتفاع المناسب: السلامة قبل السرعة

القرب الأفقي ليس كل شيء. فالمستوى الذي يُخزن عليه الصنف يؤثر في سرعة الالتقاط وفي سلامة العامل معًا.

توصي إرشادات هيئة الصحة والسلامة البريطانية (HSE) بتجنب رفع الأحمال من مستوى الأرض أو فوق مستوى الكتف، خاصة الثقيلة منها، وتقليل الالتواء والانحناء والمد. وتكون الأوزان الإرشادية في أداة التقييم الخاصة بها أعلى ما تكون قرب ارتفاع الكوع والمفاصل، وتنخفض عند مستوى الكتف وأسفل الساق. ^[4]

لذلك ضع الأصناف الثقيلة والأكثر حركة في المستويات الوسطى، واترك المستويات العليا والسفلى للأصناف الخفيفة أو بطيئة الحركة. وتطبق الدول الخليجية متطلبات وطنية للسلامة المهنية، فراجع الجهة المختصة في بلدك عند وضع حدود الأوزان.

طرق الالتقاط: أيها يناسب طلباتك؟

بعد ترتيب المواقع يأتي قرار كيفية تجميع الطلبات. والاختيار يعتمد على عدد البنود في الطلب وحجمه وموعد خروجه.

• الالتقاط الفردي: عامل واحد يجمع طلبًا كاملًا، فلا حاجة للتنسيق بين العمال أو لتجميع أجزاء الطلب. ^[1]
• الالتقاط الدفعي: تُجمع عدة طلبات في رحلة واحدة. والطلبات ذات البند الواحد مرشح ممتاز لأنها لا تحتاج فرزًا، والطلبات الكبيرة جدًا لا تحتاج تجميعًا، أما الطلبات المتوسطة فهي الأصعب. ^[1]
• الالتقاط بالمناطق: يُقسم المستودع إلى مناطق لكل منها عمالها، وينتقل الطلب من منطقة إلى أخرى حتى يكتمل. ميزته أن الطلبات تخرج بترتيب إصدارها وأن العامل يكتسب خبرة بمنطقته، وتحديه موازنة العمل بين المناطق كخط إنتاج. ^[1]

وتقسيم الطلب الكبير بين عدة عمال يسرّع خروجه، لكنه يتطلب تجميع الأجزاء قبل الشحن. ^[1] كما أن ترتيب بنود قائمة الالتقاط حسب مسار المشي، وهو من وظائف أنظمة إدارة المستودعات، يمنع العامل من العودة إلى ممر مر به. ^[1]

مثال افتراضي: صنفان بالطلب نفسه

مستودع توزيع في منطقة حرة يضم صنفين يُلتقط كل منهما 300 مرة شهريًا. الصنف (أ) عبوات صغيرة تكفيها خانة واحدة، والصنف (ب) كراتين كبيرة تحتاج أربع خانات.

نسبة الحركة إلى المساحة للصنف (أ) هي 300 ÷ 1 = 300، وللصنف (ب) 300 ÷ 4 = 75. لذلك يأخذ (أ) الخانة الأقرب في الممر الرئيسي على ارتفاع الخصر، وينتقل (ب) إلى موقع أبعد قليلًا على المستوى الأرضي لرفوف المنصات. بهذا تخدم الخانة الواحدة القريبة 300 عملية التقاط بدل 75.

مؤشرات تتابعها بعد إعادة الترتيب

لا تحكم على التغيير بالانطباع. سجل القيم قبل النقل وبعده للفترة نفسها، ومن أهم المؤشرات التي تعرضها ASCM لكفاءة المستودع: ^[5]

وانقل الأصناف على دفعات صغيرة، وحدّث المواقع في النظام قبل النقل الفعلي، حتى لا تفقد دقة المخزون التي بنيتها.

الخلاصة

تقليل وقت التجهيز يبدأ من البيانات: من يُطلب كثيرًا، وكم مساحة يحتاج، وكيف تأتي الطلبات. ضع الأصناف الأعلى حركة لكل خانة في المواقع الأقرب والأسلم، واحسب تكلفة التعبئة مع الالتقاط، واختر طريقة الالتقاط التي تطابق شكل طلباتك، ثم قِس النتيجة قبل التوسع.