تحليل ABC للمخزون والجرد الدوري: كيف تقلل المخزون الراكد دون نقص في الأصناف الحرجة؟

ما تحليل ABC للمخزون وعلى أي أساس يُبنى؟

تحليل ABC طريقة لترتيب أصناف المخزون حسب قيمة استهلاكها السنوي، وهي كمية الصنف المصروفة خلال السنة مضروبة في سعر وحدته. والمهم أن الأساس هو القيمة لا عدد الوحدات، فصنف يُصرف نادرًا بسعر مرتفع قد يفوق في أهميته المالية صنفًا يُصرف بالآلاف بسعر زهيد. ^{[1، 3]}

تخرج من التحليل ثلاث فئات: الفئة A وهي أصناف قليلة العدد تستحوذ على معظم القيمة، والفئة B في الوسط، والفئة C وهي الأكثر عددًا والأقل قيمة. ^{[1، 3]}

أما النسب فتقريبية وتختلف من مرجع لآخر. فمرجع MSH يذكر أن الفئة A تضم عادة 10–20% من الأصناف وتمثل نحو 75–80% من الإنفاق، وأن الفئة C تضم 60–80% من الأصناف ولا تتجاوز 5–10% منه. ^[3] ويعرض CIPS توزيعًا آخر: 10% من الأصناف تمثل 70% من القيمة. ^[1] لذلك لا تبحث عن “النسبة الصحيحة”، بل ارسم حدود الفئات بما يخدم قرارك.

كيف تجري التحليل خطوة بخطوة؟

يصف مرجع MSH ثماني خطوات تنتهي برسم منحنى القيم التراكمية، ويمكن اختصارها في ست خطوات عملية. ^[3] وينبه المرجع إلى أن حدود الفئات تتحرك بحسب الغرض من التحليل، وأن عضوية الفئة ليست دائمة بل تتغير بتغير أنماط الاستهلاك. ^[3]

مثال افتراضي: مستودع صيانة بثمانية أصناف

الأرقام التالية مدخلات افتراضية للتوضيح فقط:

رسمت الجهة هنا حد الفئة A عند نحو 85% من القيمة، وحد الفئة B عند نحو 96%. صنفان فقط يمثلان 84.2% من القيمة، فهما مكان التفاوض على السعر وتقليل الكميات المخزنة. ويقترح مرجع MSH طلب أصناف الفئة A بتكرار أكبر وكميات أصغر لخفض كلفة الاحتفاظ بالمخزون، وتركيز جهد البحث عن أسعار أقل عليها لأن الوفر فيها هو الأوضح. ^[3] لكن انظر إلى مانع التسرب: فئته C، وغيابه قد يوقف المضخة الرئيسية. هنا يظهر حد التحليل.

لماذا لا يكفي تحليل ABC وحده؟

تحليل ABC يجيب عن سؤال واحد: أين المال؟ ولا يجيب عن سؤالين آخرين: ما أثر نفاد الصنف؟ وما مدى انتظام طلبه؟

الأهمية الحرجة

في القطاع الصحي يُستخدم تحليل VEN الذي يقسم الأصناف إلى حيوية وأساسية وغير أساسية، ويُقارن بنتائج ABC لمعرفة هل يذهب الإنفاق إلى الأولويات الفعلية. ^[3] ويرى المرجع أن مخزون الأمان يجب أن يكون أعلى للأصناف الحيوية والأساسية، وأن خفضه في الأصناف غير الأساسية من مصادر الوفر في المخزون. ^[3] والفكرة نفسها تنطبق على قطع الغيار: صنف رخيص يتوقف عليه خط إنتاج أو معدة سلامة هو صنف حرج.

تذبذب الطلب

يصنف تحليل XYZ الأصناف حسب انتظام طلبها: X طلبه منتظم ويسهل توقعه، وZ طلبه متقطع ويصعب التنبؤ به. ^[2] ووفق مقال ASCM، لا ينبغي أن تنفد أصناف AX أبدًا، بينما قد لا تُخزن أصناف AZ أصلًا، وتُعد أصناف CZ عبئًا على المخزون. ^[2] وينبه المقال إلى أن التصنيف المبني على عامل أو عاملين قد يكون مفرطًا في التبسيط. ^[2]

كيف يحدد التحليل وتيرة الجرد الدوري؟

الجرد الدوري يعني عد جزء من الأصناف بانتظام طوال السنة بدل إغلاق المستودع لعد شامل. ويعده مرجع MSH أفضل من العد السنوي، لأنه لا يوقف العمل، ويسهل تتبع سبب الفروقات، ويصعّب الاختلاس. ^[4]

ومن الطرق التي يذكرها المرجع ربط وتيرة العد بالفئة: ^[4]

• الفئة A: ثلاث أو أربع مرات في السنة.
• الفئة B: مرتين في السنة.
• الفئة C: مرة واحدة في السنة.

وينبغي أن يُعد كل صنف مرة واحدة على الأقل سنويًا، ويمكن نقل أصناف B أو C المعرضة للفقد إلى جدول الفئة A. ^[4] ويوصي المرجع بألا يكون من يعد الأصناف هو نفسه من يسوي الفروقات، مع تدوير الموظفين بين الدورين. ^[4]

ماذا تفعل بالفروقات؟

ينبه المرجع إلى أن الفروقات في العد السنوي يصعب تتبع أسبابها، فينتهي الأمر غالبًا بتصحيح السجلات فقط. ^[4] وهنا قيمة الجرد الدوري: الفرق المكتشف بعد أسابيع من آخر عد يمكن تتبعه في حركات الصرف والاستلام الأخيرة. فلا تكتفِ بتعديل الرصيد، بل سجل سبب كل فرق: خطأ إدخال، أو صرف دون مستند، أو تلف لم يُشطب، أو فقد. وتكرار السبب نفسه يدلك على الإجراء الذي يحتاج إلى إصلاح.

كيف تعالج المخزون الراكد دون أن تسبب نقصًا؟

ابنِ قائمة الراكد منفصلة

الصنف الذي لم يُصرف منه شيء خلال السنة قيمة استهلاكه صفر، فيسقط في ذيل الفئة C ولا يلفت النظر، مع أن قيمته الموجودة على الرف قد تكون كبيرة. والأمر نفسه يصدق بدرجة أقل على الأصناف بطيئة الحركة. لذلك استخرج قائمة مستقلة بالأصناف التي لم تتحرك أو كانت حركتها ضئيلة خلال فترة تحددها الجهة، مرتبة حسب قيمة الرصيد لا قيمة الاستهلاك، وأضف إليها عدد الأشهر التي يغطيها الرصيد الحالي بمعدل الصرف الأخير.

عالج كل صنف على حدة

• راجع حدود الطلب: نقطة إعادة الطلب وكمية الطلب لأصناف بطيئة الحركة، فهي سبب التراكم في الغالب. ^[4]
• ابحث عن الإحلال: استخدام الصنف الراكد بديلًا لصنف مماثل حيث يصح فنيًا. ^[4]
• تابع الطلبات الجديدة: حتى لا يُشترى صنف له رصيد غير مستخدم. ^[4]
• لا تجمّد الشراء كله: يحذر المرجع من أن خفض المشتريات بشكل شامل يؤدي إلى نقص الأصناف سريعة الحركة. ^[4]
• لا تحذف الصنف الحرج لأنه راكد: الصنف الحيوي بطيء الحركة قد يستحق مخزون أمان أعلى لا أدنى. ^[4]

انعكاس ذلك على القوائم المالية

بموجب المعيار المحاسبي الدولي IAS 2 يُقاس المخزون بالتكلفة أو صافي القيمة القابلة للتحقق أيهما أقل، ويُعترف بأي تخفيض إلى صافي القيمة القابلة للتحقق مصروفًا في الفترة التي يحدث فيها. ^[5] لذلك يحتاج فريق المخازن إلى إبلاغ الإدارة المالية بالأصناف الراكدة والتالفة في وقتها، لا عند الجرد السنوي فقط. أما الجهات الحكومية التي تطبق معايير المحاسبة الدولية للقطاع العام فمعيارها هو IPSAS 12، ويأخذ بالقاعدة نفسها، لكنه يقيس المخزون المحتفظ به للتوزيع دون مقابل أو بمقابل رمزي بالتكلفة أو تكلفة الاستبدال الجارية أيهما أقل. ^[6] وتتبع الجهات الحكومية في كل دولة خليجية أنظمتها المالية ولوائح المخازن الخاصة بها، فتُراجع إجراءات الشطب والتصرف فيها.

ما الذي تطبقه هذا الأسبوع؟

1. استخرج استهلاك آخر 12 شهرًا لكل صنف مع سعر الوحدة، وأجرِ التحليل.
2. اطلب من الصيانة أو التشغيل تحديد الأصناف الحرجة، وأضفها عمودًا مستقلًا.
3. ضع لكل خانة في جدول القيمة والأهمية سياسة مكتوبة لمخزون الأمان والطلب.
4. حوّل الفئات إلى جدول جرد دوري، وافصل العد عن التسوية.
5. أصدر قائمة الراكد مرتبة بقيمة الرصيد، وقرر لكل صنف: إحلال أو تعديل حدود أو تصرف.

الخلاصة

تحليل ABC للمخزون يدلك على مكان المال، لكنه لا يدلك وحده على مكان الخطر. اجمعه مع الأهمية الحرجة وانتظام الطلب، واجعله أساس جدول الجرد، وعالج الراكد صنفًا بصنف حتى تخفض رأس المال المجمد دون أن تتوقف معدة واحدة.