إدارة الوثائق والسجلات (الحفظ والاسترجاع) باستخدام الحاسب الآلي
الحصول على الكتيب
للحصول على كتيب بكامل محتويات الدورة برجاء ملء النموذج التالي ببياناتك الصحيحة
الإطار المهني للبرنامج
إدارة الوثائق والسجلات (الحفظ والاسترجاع) باستخدام الحاسب الآلي
نبذة عن البرنامج
يركز البرنامج على إدارة الوثائق والسجلات إلكترونيًا طوال دورة حياتها: من الإنشاء والتسجيل والتصنيف إلى الحفظ والاسترجاع ثم الإتلاف أو النقل للأرشيف. ويتناول خطط التصنيف وجداول مدد الاستبقاء، وبيانات الوصف (Metadata) والفهرسة لتسريع البحث، وصلاحيات الاطلاع وسجلات التدقيق، والتحويل الرقمي للوثائق الورقية، مسترشدًا بالمواصفة ISO 15489 لإدارة السجلات وبمتطلبات جهات الأرشيف الوطنية في دول الخليج.
مخرجات التعلم
- ✓إعداد خطة تصنيف وظيفية لسجلات إدارة محددة تسهل الحفظ والاسترجاع.
- ✓صياغة جدول مدد استبقاء يحدد مدة حفظ كل فئة من السجلات وإجراء التصرف النهائي فيها.
- ✓تحديد حقول بيانات الوصف والفهرسة اللازمة لاسترجاع الوثائق بسرعة ودقة.
- ✓تصميم صلاحيات الاطلاع والتعديل وسجلات التدقيق للوثائق الإلكترونية حسب درجة سريتها.
- ✓تخطيط مشروع تحويل رقمي للوثائق الورقية يشمل الفرز والمسح الضوئي وضبط الجودة.
الفئة المستهدفة
- مسؤولو الوثائق والسجلات والأرشيف
- موظفو الاتصالات الإدارية والصادر والوارد
- السكرتارية التنفيذية ومديرو المكاتب
- مسؤولو أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية
المحاور العلمية التفصيلية
01مفاهيم إدارة السجلات
- الفرق بين الوثيقة والسجل ودورة حياة السجل
- المواصفة ISO 15489 ومبادئها الأساسية
- الإطار التنظيمي للأرشيف الوطني في دول الخليج
02التصنيف والتسجيل
- خطط التصنيف الوظيفية والموضوعية
- ترميز الملفات وتسمية الوثائق الإلكترونية
- تسجيل الصادر والوارد إلكترونيًا
03بيانات الوصف والفهرسة والاسترجاع
- حقول بيانات الوصف الأساسية
- الفهرسة والكلمات المفتاحية والبحث النصي
- قياس سرعة الاسترجاع ودقته
04الحفظ الإلكتروني والأمن
- صيغ الحفظ طويل الأمد مثل PDF/A
- صلاحيات الاطلاع ودرجات السرية
- سجلات التدقيق والنسخ الاحتياطي
05الاستبقاء والتصرف النهائي
- إعداد جداول مدد الاستبقاء
- إجراءات الإتلاف الآمن وتوثيقه
- نقل السجلات التاريخية إلى الأرشيف
06التحويل الرقمي للوثائق الورقية
- فرز الوثائق وتحديد أولويات المسح
- معايير جودة المسح الضوئي والتعرف الضوئي على النصوص
- ربط الوثائق الممسوحة بالنظام وخطة التشغيل
منهجية التدريب
المشروع والمخرج التطبيقي
المشروع التطبيقي
يعد المشارك حزمة تنظيم لسجلات إدارة في جهته: خطة تصنيف، وجدول مدد استبقاء لعشر فئات سجلات، وقائمة حقول بيانات وصف، ومصفوفة صلاحيات، وخطة مختصرة لتحويل جزء من الأرشيف الورقي رقميًا.
التقييم
تقييم تشخيصي قصير في البداية، ومهام تطبيقية مرتبطة بكل مخرج من مخرجات التعلم، وتقييم المشروع التطبيقي وفق معايير معلنة.
الشهادة الجامعية والاعتماد الدولي
شهادة مهنية معتمدة من جامعة توينتك في إدارة الوثائق والسجلات (الحفظ والاسترجاع) باستخدام الحاسب الآلي
واعتماد دولي من المنظمة الدولية للقيادة