نموذج تحليل الاحتياجات التدريبية للجهات: خطوات ونموذج جاهز

كثير من خطط التدريب السنوية تُبنى بطريقة واحدة: استبيان يُرسل للموظفين، ثم قائمة بالدورات الأكثر طلبًا. والنتيجة غالبًا برامج يحبها المشاركون، لكنها لا تغير شيئًا في أداء الجهة. تحليل الاحتياجات التدريبية الجيد يقلب هذا الترتيب: يبدأ من أهداف الجهة وفجوات الأداء، وينتهي بالتدريب الذي يسد هذه الفجوات فعلًا.

ما المقصود بتحليل الاحتياجات؟

هو عملية منظمة لتحديد الفجوة بين القدرات التي تحتاجها الجهة لتحقيق أهدافها، والقدرات الموجودة فعلًا لدى موظفيها، ثم اختيار أنسب طريقة لسد هذه الفجوة.

ويحذر المعهد البريطاني للأفراد والتطوير (CIPD) من أن يتحول التحليل إلى إجراء سنوي شكلي لا يرتبط باستراتيجية الجهة. والفرق بين الحالتين هو هل تؤدي الخطة إلى تحسين ملموس في الأداء أم لا.

ثلاثة مستويات للتحليل

يتم التحليل على ثلاثة مستويات: الجهة ككل، والإدارة أو الفريق أو المشروع، والفرد. والمهم أن تُقرأ النتائج معًا. فاحتياج فردي متكرر في إدارة كاملة قد يشير إلى مشكلة في الإجراء لا في الأفراد، واحتياج مؤسسي جديد، كتطبيق نظام جديد، قد يتطلب تدريب إدارات بعينها لا كل الموظفين.

خطوات التحليل

1. ابدأ من الأهداف

ما أهداف الجهة للعام القادم؟ نظام جديد يُطبق، أو خدمة جديدة تُطلق، أو مؤشر أداء يجب أن يتحسن، أو اعتماد يجب الحصول عليه. كل هدف من هذه له قدرات مطلوبة.

2. حدد الكفاءات المطلوبة

لكل وظيفة متأثرة بالأهداف، حدد الكفاءات التي تحتاجها ومستواها المطلوب. وأطر الكفاءات والأوصاف الوظيفية مصدر جيد لهذه الخطوة.

3. اجمع البيانات من أكثر من مصدر

توصي CIPD بالجمع بين عدة طرق لأنها تعطي نتائج أفضل:

• بيانات الأداء وتقارير الإدارة.
• الأوصاف الوظيفية وأطر الكفاءات.
• مقابلات المديرين ومجموعات النقاش.
• الملاحظة في موقع العمل.
• الاستبيانات، بشرط أن تُصمم أسئلتها بعناية ويُعرف مسبقًا كيف ستُستخدم إجاباتها.

4. احسب الفجوات

الفجوة هي الفرق بين المستوى المطلوب والمستوى الحالي للكفاءة. والنموذج المرفق يحسبها تلقائيًا على مقياس من 1 إلى 5.

5. رتب الأولويات

ليست كل الفجوات بالأهمية نفسها. والنموذج يرتب الأولوية بضرب حجم الفجوة في أثرها على الأداء، فتظهر الفجوات الكبيرة ذات الأثر العالي في أعلى القائمة.

6. اختر الحل المناسب

هنا السؤال الأهم: هل التدريب هو الحل؟ توصي CIPD بالنظر في كل الطرق الممكنة لسد الاحتياج، بدل اللجوء التلقائي إلى “دورة”. فبعض الفجوات حلها تدريب على رأس العمل، أو إرشاد من زميل خبير، أو تعديل إجراء، أو توفير أداة أو نظام.

كيف تستخدم النموذج المرفق؟

النموذج جاهز للتعبئة، ويتضمن صفًا تجريبيًا يوضح طريقة الاستخدام:

وعمود “مؤشر قياس الأثر” هو الجسر إلى قياس أثر التدريب لاحقًا. فإذا كتبته الآن، تستطيع بعد البرنامج أن تقيس هل تحقق، وفق المستوى الرابع في نموذج كيركباتريك.

الخلاصة

تحليل الاحتياجات الجيد يبدأ من أهداف الجهة، ويجمع البيانات من أكثر من مصدر، ويرتب الفجوات حسب أثرها، ويسأل بصدق هل التدريب هو الحل. استخدم النموذج المرفق، وستخرج بخطة تدريب تستطيع الدفاع عنها أمام الإدارة.