المراسلات الإدارية الرسمية باللغتين: قواعد كتابة الخطاب في الجهات الخليجية

ما الذي يجعل الخطاب الرسمي واضحًا ومقبولًا؟

المراسلات الإدارية الرسمية تُقرأ لتُنفذ، لا لتُستحسن. والسؤال الأول قبل الكتابة: ما الذي أريد من القارئ أن يفعله؟ فإرشادات الحكومة البريطانية لكتابة الخطابات تبدأ من حاجة القارئ والإجراء المطلوب منه، وتحذف كل ما لا يخدمه. ^[3]

وللغة الواضحة اليوم معيار دولي هو ISO 24495-1 الصادر في يونيو 2023، ويضع مبادئ حاكمة لكتابة الوثائق بلغة واضحة. ويصلح لمعظم اللغات المكتوبة إن لم يكن كلها، وإن جاءت أمثلته بالإنجليزية فقط. ^[5]

وفي السياق الخليجي، تطلب السياسة التحريرية للهيئة العامة للإحصاء في السعودية التركيز على الموضوع بعبارات واضحة مختصرة، والابتعاد عن الإطالة والإسهاب والتعابير المبهمة، وتطلب في الخطابات لغة هادئة موضوعية مهذبة وموجزة. ^[2]

متى يكون الخطاب الرسمي هو الوسيلة المناسبة؟

ليس كل تواصل إداري يحتاج إلى خطاب. فإرشادات الحكومة البريطانية ترى أن الرسالة النصية أو البريد الإلكتروني أنسب للمحتوى القصير البسيط، وأن الخطاب يُفضَّل حين يحتاج القارئ إلى نسخة مطبوعة، أو حين يفرض ذلك متطلب قانوني أو أمني. ^[3] وفي الجهات الخليجية يحدد دليل المراسلات الداخلي عادة ما يجب أن يصدر بخطاب مرقم، فارجع إليه قبل أن تختار.

ما عناصر الخطاب الإداري الرسمي؟

تفاصيل كل عنصر كما تعرضها المصادر:

• الرقم والتاريخ: تسجل الجهة رقم الصادر وتاريخه على الخطاب، وتعد السياسة التحريرية للهيئة العامة للإحصاء التاريخ عنصرًا أساسيًا في كل وثيقة. ^[2]
• سطر الموضوع: عنوان قصير يلخص سبب الخطاب. وتنصح إرشادات الحكومة البريطانية بعنوان موجز من هذا النوع في أعلى الخطاب. ^[3]
• الإشارة: خطاب الرد يبدأ بالإشارة إلى الخطاب الوارد، مثل “إشارة إلى خطابكم”، والخطاب الإلحاقي يذكر في بدايته رقم الخطاب السابق وتاريخه وموضوعه. ^[2]
• المتن: أهم معلومة أولًا، أي موضوع الخطاب والإجراء المطلوب، ثم ما يترتب على عدم اتخاذ الإجراء، مع أي أرقام مرجعية أو أرقام تواصل يحتاجها القارئ. ^[3]
• التوقيع: يوقعه المسؤول المختص في الجهة المرسلة، ويُرسل رقميًا أو ورقيًا أو بالطريقتين. ^[2]

الألقاب وصيغ المخاطبة: لكل دولة مرجعها

لا يوجد دليل خليجي موحد للألقاب، والخطأ فيها أول ما يلفت نظر المرسل إليه. لذلك ارجع إلى الدليل المعتمد في دولتك وجهتك.

في الإمارات، يحدد دليل الكتابة العربية الصادر عن هيئة تنظيم الاتصالات والحكومة الرقمية لقب “معالي” للوزراء وبعض كبار المسؤولين والأعيان، ولقب “سعادة” للمديرين العامين ورؤساء الهيئات والدوائر وأعضاء المجلس الوطني الاتحادي من غير الشيوخ. ^[1] ويطلب ذكر الاسم الرسمي الكامل للجهة أول مرة، ثم الاكتفاء بعد ذلك بلفظ عام مثل الوزارة أو الهيئة. ^[1] والدليل موضوع أصلًا لتوحيد أسلوب المحتوى في البوابة الرسمية لحكومة الإمارات، لا للمراسلات تحديدًا، وهو متاح للاستخدام العام ولا سيما في المواقع الحكومية. ^[1]

في السعودية، تقدم السياسة التحريرية للهيئة العامة للإحصاء نموذجًا لجهة حكومية: ^[2]

• المنصب قبل الاسم، دون خط مائل بين اللقب والاسم، فيُكتب “الدكتور فلان” لا “الدكتور/ فلان”.
• مخاطبة الفرد بصيغة الجمع، مثل “سعادتكم” و”معاليكم”.
• في الخطابات المتبادلة بين أصحاب المعالي لا تُستخدم عبارة “نقترح عليكم”، بل عبارة “قد ترون”.

أما في عُمان وقطر والكويت والبحرين، فاعتمد دليل المراسم أو المراسلات الصادر في جهتك أو دولتك.

التواريخ والأرقام والإشارة إلى الأنظمة

هذه التفاصيل الصغيرة هي أكثر ما يختلف بين الجهات:

ويضيف الدليل الإماراتي قواعد عملية أخرى: الأشهر الميلادية إلا في المناسبات الإسلامية فتُستخدم الهجرية، وعدم كتابة الشهر رقمًا، والوقت بنظام 12 ساعة مع “صباحًا” أو “مساءً” لا “ص” أو “م”. ^[1] وعند الإشارة إلى قانون أو قرار، يُذكر نوعه ورقمه وسنته وموضوعه، مثل: القانون الاتحادي رقم (…) لسنة (…) في شأن (…). ^[1]

وتكتب السياسة التحريرية للهيئة العامة للإحصاء الأعداد من 1 إلى 10 بالحروف عادةً وما فوقها بالأرقام، وتفضّل تحديد السنة صراحة بدل عبارة “السنة الماضية”. ^[2] وتميز بين الأرقام 1، 2، 3 في الخطابات الموجهة إلى الديوان الملكي والوزراء، والأرقام 0-9 في الإصدارات الإحصائية والتقارير الدورية. ^[2] وهذه قاعدة تستحق التعميم في أي خطاب: لا تكتب “الأسبوع القادم” أو “قريبًا”، بل تاريخًا محددًا. وإذا حددت المهلة بأيام العمل، فتذكر أن الدليل الإماراتي يعرّف أيام الدوام الرسمي بأنها من الاثنين إلى الجمعة. ^[1] وأيام العمل ليست واحدة في كل دول الخليج، فاكتب التاريخ النهائي صراحة بدل عدد الأيام عند مراسلة جهة في دولة أخرى.

لغة الخطاب: وضوح بلا جفاف

اللغة الرسمية لا تعني اللغة المعقدة. وتنصح إرشادات الحكومة البريطانية بألا تكون نبرة الخطاب أكثر رسمية من المحتوى الرقمي للجهة، وبتجنب المصطلحات القانونية غير الضرورية، وبأن يكون الخطاب قصيرًا. ^[3] كما توصي بتقسيم أي جملة تتجاوز 25 كلمة، وبألا تزيد الفقرة على 5 جمل، وبالمبني للمعلوم بدل المبني للمجهول ما أمكن. ^[4]

أمثلة افتراضية لتبسيط عبارات شائعة:

وتنصح السياسة التحريرية السعودية بعدم تكرار علامات الترقيم بقصد التأكيد، مثل “!!!” و”؟؟؟”. ^[2]

الكتابة باللغتين: ترجمة أم صياغة موازية؟

كثير من الجهات الخليجية تراسل بالعربية والإنجليزية. والسياسة التحريرية للهيئة العامة للإحصاء مثال على ذلك: فهي تنص على أن العربية لغة الهيئة الرسمية، وتفرد للترجمة إلى الإنجليزية فصلًا مستقلًا. ^[2] والخطأ الشائع ترجمة الخطاب العربي كلمة بكلمة، فتخرج النسخة الإنجليزية مثقلة بعبارات لا يستخدمها قارئها.

والأسلم أن تُعد النسخة العربية مرجعًا، ثم تُصاغ الإنجليزية بالتوازي بلغة طبيعية تؤدي المعنى نفسه. وفي الإنجليزية الرسمية الحديثة توصي إرشادات الحكومة البريطانية بالكلمات القصيرة الشائعة بدل الطويلة الرسمية، وباستخدام must للالتزام القانوني وneed للخطوات الإدارية وcan للاختياري. ^[4]

ما يجب أن يتطابق حرفيًا بين النسختين:

• رقم الخطاب وتاريخه، والتواريخ والمبالغ والمواعيد.
• الأسماء الرسمية للجهات كما تكتبها الجهة نفسها باللغتين.
• الإجراء المطلوب وموعده وما يترتب على عدم تنفيذه.

مثال افتراضي: إدارة الموارد البشرية في جهة حكومية ترد على طلب بيانات من وزارة. النسخة العربية تبدأ: “إشارة إلى خطاب معاليكم رقم 245 وتاريخ 3 مارس 2026 بشأن بيانات التوطين، نرفق لكم البيانات المطلوبة للربع الأول”. والنسخة الإنجليزية لا تترجم كل كلمة، بل تقول المعنى نفسه في جملة قصيرة تبدأ بالإشارة إلى الخطاب نفسه برقمه وتاريخه، ثم تذكر المرفق. والرقم والتاريخ والربع متطابقة في النسختين.

قائمة مراجعة قبل الإرسال

1. هل يعرف القارئ من السطر الأول ما المطلوب منه؟
2. هل الرقم والتاريخ والإشارة إلى الخطاب السابق صحيحة؟
3. هل اللقب والمنصب واسم الجهة وفق الدليل المعتمد؟
4. هل كل موعد مكتوب بتاريخ محدد؟
5. هل الجمل قصيرة، وهل حُذفت العبارات التي لا تضيف معنى؟
6. هل تتطابق النسختان في الأرقام والتواريخ والأسماء والمطلوب؟
7. هل المرفقات مذكورة ومرفقة فعلًا؟

الخلاصة

المراسلات الإدارية الرسمية الناجحة تضع المطلوب أولًا، وتلتزم بدليل الجهة في الألقاب والتواريخ والأرقام، وتكتب بجمل قصيرة هادئة. وعند الكتابة باللغتين، صُغ النسخة الإنجليزية بالتوازي لا بالترجمة الحرفية، وطابق بينهما في كل رقم وموعد.