- الأرشفة الإلكترونية ليست مسح الأوراق وتخزينها، بل إدارة الوثائق بوصفها أدلة موثوقة وفق ضوابط يحددها ISO 15489-1:2016: التصنيف والبيانات الوصفية والصلاحيات وقواعد التصرف.
- سرعة الاسترجاع تأتي من خطة تصنيف مبنية على وظائف الجهة، وقواعد موحدة لتسمية الملفات وإصداراتها، وبيانات وصفية تُسجل لحظة حفظ الوثيقة.
- الإتلاف يخضع لجداول احتفاظ معتمدة ولتشريعات كل دولة، ومنها القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 في الإمارات، وإشراف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في السعودية.
ما الفرق بين الأرشفة الإلكترونية وتخزين الملفات؟
يعرّف ISO 15489-1:2016 الوثيقة (السجل) بأنها معلومات تُنشأ أو تُستلم ويُحتفظ بها دليلًا وأصلًا من أصول الجهة أو الشخص، التزامًا بمتطلبات نظامية أو في سياق ممارسة الأعمال. [2] أي أن قيمة الوثيقة في أنها تثبت قرارًا أو معاملة، لا في مجرد وجودها على الخادم.
لذلك فالأرشفة الإلكترونية ليست مسح الأوراق ضوئيًا ورفعها إلى مجلد مشترك. فهذا ينقل الفوضى من الرفوف إلى الشاشة. والمعيار في إصداره الثاني الصادر في أبريل 2016 يضع المفاهيم والمبادئ لإنشاء الوثائق والتقاطها وإدارتها بأي شكل وفي أي بيئة تقنية، وقد رُوجع وثُبّت عام 2021 فما زال ساريًا. [1]
ويغطي المعيار الوثائق وبياناتها الوصفية وأنظمتها، والسياسات والمسؤوليات والمتابعة والتدريب، وتحليل سياق العمل لتحديد متطلبات الوثائق، ثم الضوابط والعمليات. [1]
ما الذي يجعل الوثيقة الإلكترونية موثوقة؟
يحدد المعيار أربع خصائص للوثيقة المعتمدة، وهي معيار عملي لتقييم أي نظام أرشفة: [2]
| الخاصية | معناها العملي | ما يحققها في النظام |
|---|---|---|
| الأصالة | الوثيقة هي ما تدّعيه، وصدرت عمن يُذكر وفي الوقت المذكور | تسجيل المنشئ والتاريخ تلقائيًا |
| الموثوقية | محتواها تمثيل كامل ودقيق لما تثبته | التقاط الوثيقة وقت المعاملة لا بعدها |
| السلامة | كاملة وغير معدلة، وأي تعديل مصرح به ظاهر وقابل للتتبع | سجل تتبع وإصدارات واضحة |
| قابلية الاستخدام | يمكن تحديد موقعها واسترجاعها وعرضها وفهمها في وقت معقول | تصنيف وبيانات وصفية وربط بالمعاملة |
والخاصية الأخيرة هي جوهر “الاسترجاع في دقائق”: فالمعيار يشترط أن تبقى الوثيقة مرتبطة بالإجراء الذي أنتجها. [2]
الخطوة الأولى: خطة تصنيف مبنية على وظائف الجهة
يضع ISO 15489-1 خطط تصنيف الأعمال ضمن ضوابط إدارة الوثائق، إلى جانب مخططات البيانات الوصفية وقواعد الصلاحيات وقواعد التصرف. [2] وفي الإمارات تنص سياسة إدارة الأرشيف الورقي والإلكتروني التي يطبقها الأرشيف والمكتبة الوطنية على إعداد نظام تصنيف وترميز وظيفي متوافق مع ISO 15489، وهي نموذج مفيد لأي جهة تبني سياستها. [4]
والتصنيف الوظيفي يبني الهيكل على ما تفعله الجهة، لا على أسماء إداراتها التي تتغير مع كل إعادة هيكلة. والصيغة المعتادة ثلاثة مستويات: الوظيفة، ثم النشاط، ثم المعاملة. مثال: الموارد البشرية ← التوظيف ← ملف وظيفة شاغرة محددة.
وتقدم إرشادات National Records of Scotland ثلاث نصائح عملية هنا: [3]
- أنشئ هيكل مجلدات هرميًا في المجلدات المشتركة يعكس خطة التصنيف.
- سمِّ المجلدات بالعناوين نفسها الواردة في الخطة.
- لا تنقل خطة الملفات الورقية إلى البيئة الإلكترونية تلقائيًا قبل تقييم ملاءمتها.
قواعد تسمية الملفات والإصدارات
اسم الملف هو أول أداة بحث. وتقترح National Records of Scotland بناء الاسم من أربعة مكونات: الوصف (الموضوع)، ونوع الوثيقة (خطاب، تقرير، محضر)، والتاريخ عند الحاجة، ورقم الإصدار. [3] والتاريخ المقصود هو تاريخ الحدث أو الاجتماع، لا تاريخ إنشاء الملف الذي يسجله البرنامج أصلًا. [3]
ويوضع رقم الإصدار في نهاية الاسم مسبوقًا بحرف v. والتغيير الجوهري الذي يغير المعنى يرفع الرقم الصحيح (من 1.2 إلى 2.0)، أما التعديل الصياغي فيرفع الرقم العشري فقط. [3]
| بدل هذا | اكتب هذا |
|---|---|
| محضر نهائي جديد.docx | لجنة المشتريات محضر 2026-03-15 v1.0 |
| تقرير (2).pdf | خطة التدريب السنوية تقرير 2026 v2.1 |
ويفيد أن تكتب الجهة التاريخ بصيغة سنة-شهر-يوم، لأنها تجعل الملفات تُرتب زمنيًا تلقائيًا عند الفرز بالاسم. والقاعدة الحاسمة: أن يفهم الاسم شخص يرى الملف خارج مجلده. [3]
البيانات الوصفية: ما يجعل البحث سريعًا
البيانات الوصفية هي المعلومات التي تصف الوثيقة وسياقها، ومخططها ضابط أساسي في المعيار. [2] والقاعدة العملية أن تُسجل لحظة حفظ الوثيقة، لأن استكمالها لاحقًا نادرًا ما يحدث.
حدد لكل فئة من الوثائق حقولًا إلزامية قليلة، مثل: العنوان، والنوع، والتاريخ، والمنشئ، ورمز التصنيف، ومستوى السرية، وفئة الاحتفاظ. وكلما قلت الحقول الإلزامية زاد التزام الموظفين بتعبئتها.
ولقياس النتيجة، اختبر الاسترجاع دوريًا: اختر عينة من الوثائق المطلوبة فعلًا في العمل، مثل عقد محدد أو محضر لجنة أو قرار إداري، واطلب من موظف لم يحفظها أن يصل إليها بالبحث أو عبر خطة التصنيف. فإذا تعذر ذلك فالخلل غالبًا في التسمية أو الحقول الوصفية أو الصلاحيات، لا في الموظف.
الصلاحيات وحماية الوثائق الحيوية
تنصح National Records of Scotland بتقييد من يستطيع إنشاء الوثائق أو تعديلها أو حذفها في كل مجلد، وبإبقاء مجموعات الصلاحيات بسيطة لأن الضوابط المعقدة مكلفة في صيانتها. [3] كما تنصح بتجنب حماية الملفات بكلمات مرور ما أمكن، لأن نسيانها قد يحجب الوثيقة عن أصحابها. [3]
وتتضمن سياسة الأرشيف والمكتبة الوطنية في الإمارات إعداد خطة لحماية الوثائق الحيوية من الكوارث والمخاطر، والاحتفاظ بنسخة إلكترونية احتياطية طويلة الأمد، ونظامًا خاصًا لتتبع تداول الوثائق السرية للغاية ونسخها. [4]
الاحتفاظ والإتلاف: متى تُحذف الوثيقة؟
قواعد التصرف في الوثائق رابع ضوابط المعيار، والتصرف عملية مستقلة من عملياته. [2] وعمليًا تحتاج الجهة إلى جدول احتفاظ يحدد لكل فئة مدة حفظها وما يحدث بعدها: إتلاف، أو مراجعة، أو نقل للحفظ الدائم.
وتنصح National Records of Scotland بما يلي: [3]
- الإتلاف وفق جدول الجهة المعتمد، ويفضل أن يكون لمجموعات كاملة (مجلد مثلًا) لا لوثائق فردية.
- إزالة النسخ المكررة والمسودات والإصدارات السابقة من الوثائق النهائية.
- تحديد من يملك صلاحية الحذف.
- إذا احتفظت الجهة بنسخ ورقية وإلكترونية، فلتحدد أيهما الأصل، ولا تتلف الأخرى قبل التأكد من القيمة الإثباتية للنسخة المحتفظ بها.
المرجعية تختلف من دولة إلى أخرى. في الإمارات ينظم قسم الأرشيف الحكومي في الأرشيف والمكتبة الوطنية أرشيفات الجهات الاتحادية والمحلية وإجراءات الإتلاف وفق القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 ولائحته التنفيذية. [5] وفي السعودية يُعد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات لوائح تحدد أنواع الوثائق الإدارية والمالية والتخصصية ومدد حفظها، ويشرف على إتلاف ما تقرر إتلافه، وتُنقل إليه الوثائق المقررة للحفظ الدائم بعد انتهاء مددها لدى الجهات. [6] أما في عُمان وقطر والكويت والبحرين، فارجع إلى الجهة الوطنية المختصة بالوثائق في كل دولة قبل اعتماد أي جدول احتفاظ.
خطة التطبيق: من أين تبدأ؟
- 1حصر الوضع الحاليأين تُحفظ الوثائق ومن يستخدمها
- 2خطة التصنيفوظائف ثم أنشطة ثم معاملات
- 3قواعد التسمية والبياناتصيغة موحدة وحقول إلزامية
- 4الصلاحياتمجموعات بسيطة حسب الوظيفة
- 5جدول الاحتفاظمدة وإجراء لكل فئة
- 6التطبيق والمراجعةإدارة تجريبية ثم تعميم
ابدأ بالضوابط قبل شراء النظام أو المسح الضوئي. فالنظام الذي يُشترى قبل اعتماد خطة التصنيف وجدول الاحتفاظ ينتهي غالبًا مستودعًا آخر للملفات.
مثال افتراضي: إدارة مشتريات تحفظ ملفاتها في مجلد مشترك واحد يضم آلاف الملفات بأسماء مثل “نهائي” و”معدل”. تبدأ بحصر أنواع وثائقها، ثم تبني تصنيفًا وظيفيًا من ثلاثة مستويات (المشتريات ← المناقصات ← ملف كل مناقصة)، وتعتمد صيغة تسمية موحدة وخمسة حقول وصفية إلزامية. تطبق ذلك على ملفات السنة الجارية أولًا، وتنقل الملفات القديمة على دفعات، ثم تعمم التجربة على الإدارات الأخرى.
- يدعم خطة التصنيف المعتمدة
- حقول بيانات وصفية قابلة للضبط
- جداول احتفاظ مرتبطة بالفئات
- صلاحيات حسب المجموعات
- سجل تتبع للتعديلات
- منع الحذف غير المصرح به
- إظهار الإصدارات بوضوح
- حفظ الوثيقة بصيغتها الأصلية
- تصدير الوثائق وبياناتها
- دعم ترحيل الصيغ مستقبلًا
- نسخة احتياطية طويلة الأمد
- تقارير جاهزة للإتلاف المعتمد
الخلاصة
الأرشفة الإلكترونية الناجحة تبدأ بالضوابط: خطة تصنيف وظيفية، وقواعد تسمية، وبيانات وصفية، وصلاحيات، وجدول احتفاظ يتوافق مع تشريعات دولتك. وعندما تكون هذه الضوابط جاهزة، يصبح النظام الإلكتروني أداة لتطبيقها، ويصبح استرجاع أي وثيقة في دقائق نتيجة طبيعية لا جهدًا استثنائيًا.
أسئلة شائعة
هل يكفي مسح الأوراق ضوئيًا لنقول إن لدينا أرشفة إلكترونية؟
لا. المسح الضوئي ينقل الوثيقة إلى صيغة رقمية فقط. الأرشفة تتطلب تصنيفًا وبيانات وصفية وصلاحيات وقواعد احتفاظ تضمن أن تبقى الوثيقة موثوقة وقابلة للاسترجاع.
هل يمكن الحصول على شهادة ISO 15489؟
لا، فالجزء الأول من ISO 15489 يحدد مفاهيم إدارة الوثائق ومبادئها ولا يضع متطلبات قابلة للتدقيق، ويُستخدم مرجعًا لبناء السياسات والأنظمة. أما الجهة التي تريد نظام إدارة قابلًا للتدقيق أو الشهادة فترجع إلى ISO 30301:2019 الذي يحدد متطلبات نظام إدارة الوثائق.
ما المدة التي نحتفظ فيها بالوثائق؟
لا توجد مدة واحدة. تحددها جداول احتفاظ معتمدة بحسب نوع الوثيقة والمتطلبات النظامية، وفي الجهات الحكومية يرجع ذلك إلى الجهة الوطنية المختصة بالأرشيف في كل دولة.
هل نحتفظ بالنسخة الورقية بعد أرشفتها إلكترونيًا؟
حدد في سياستك أي النسختين هي الأصل المعتمد، ولا تتلف الأخرى إلا بعد التأكد من أن النسخة المحتفظ بها لها القيمة الإثباتية اللازمة، ووفق إجراءات الإتلاف المعتمدة في دولتك.
ما أهم بيانات وصفية يجب تسجيلها لكل وثيقة؟
عنوان واضح، ونوع الوثيقة، وتاريخها، والجهة أو الشخص المنشئ، وموقعها في خطة التصنيف، ومستوى السرية، وفئة الاحتفاظ التي تحدد متى تُراجع أو تُتلف.
المراجع
- International Organization for Standardization (ISO). ISO 15489-1:2016 Information and documentation — Records management — Part 1: Concepts and principles (2016)
- iTeh Standards. ISO 15489-1:2016 (sample pages) (2016)
- National Records of Scotland. Simple ways to improve how you manage your electronic records
- الأرشيف والمكتبة الوطنية - الإمارات. Paper and Electronic Archives Management Policy
- الأرشيف والمكتبة الوطنية - الإمارات. Archives Department
- الموسوعة السعودية (سعوديبيديا). المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
دورات مقترحة
