خطة الإخلاء في حالات الطوارئ: كيف تكتبها وتختبرها بتمرين حقيقي؟

ما الذي يجب أن تتضمنه خطة الإخلاء؟

خطة الإخلاء جزء من خطة الطوارئ الأوسع، وتجيب عن سؤال واحد: كيف يخرج الجميع بأمان ونتأكد من خروجهم؟ والمعيار الأمريكي OSHA 1910.38 من أوضح المراجع في تحديد الحد الأدنى، إذ يطلب ستة عناصر: ^[1]

1. إجراءات الإبلاغ عن الحريق أو أي طارئ آخر.
2. إجراءات الإخلاء، بما فيها نوع الإخلاء وتخصيص مسارات الخروج.
3. إجراءات من يبقون لتشغيل العمليات الحرجة أو إيقافها قبل إخلائهم.
4. إجراءات حصر جميع الموظفين بعد الإخلاء.
5. إجراءات من يؤدون مهام الإنقاذ أو الإسعاف.
6. أسماء أو مسميات من يُرجع إليهم للاستفسار عن الخطة والأدوار فيها.

ويطلب المعيار أن تكون الخطة مكتوبة ومحفوظة في مكان العمل ومتاحة للموظفين، إلا إذا كان عددهم 10 أو أقل فيجوز إبلاغها شفهيًا. ويطلب نظام إنذار بإشارة مميزة لكل غرض، وتدريب موظفين معينين على المساعدة في الإخلاء، ومراجعة الخطة مع كل موظف عند إعدادها وعند تعيينه وعند تغير دوره أو تغير الخطة. ^[1]

ما المرجع الملزم في الخليج؟

OSHA مرجع أمريكي مفيد في البنية، لكن الإلزام في دول الخليج يأتي من كود الحماية من الحريق ومتطلبات الدفاع المدني في كل دولة، وأحيانًا من الجهة التنظيمية للقطاع أو المنطقة. وكثير من هذه المتطلبات يستند إلى مراجع دولية مثل NFPA 101، وهو كود يضع متطلبات تصميم المباني الجديدة والقائمة وتشغيلها وصيانتها لحماية شاغليها من الحريق. ^[6]

مثال على ذلك إرشادات سلطة مدينة دبي الطبية التنظيمية الصادرة في 2017، التي تستند إلى كود الإمارات للحماية من الحريق وسلامة الأرواح بإصداره الصادر في 2011. فهي تنص على أن الكود يتطلب خطة طوارئ محددة يُبلغ فيها كل الشاغلين بأدوارهم، وأن الدفاع المدني في دبي قد يفتش على الخطة في أي وقت، وتطلب تعيين مراقبَي حريق لكل منطقة حريق وإجراء تمرين حريق كل ستة أشهر في أوقات غير متوقعة. وتشير الإرشادات نفسها إلى أن تحديثًا للكود كان منتظرًا، فتحقق من الإصدار النافذ لدى الدفاع المدني. ^[5] لذلك ابدأ بمعرفة الجهة المختصة في موقعك ومتطلباتها، ثم استخدم ما يلي لبناء خطة متكاملة.

كيف تكتب الخطة خطوة بخطوة؟

السيناريوهات وسلسلة القيادة

ليس كل طارئ يستدعي الخروج. فالحريق يتطلب الإخلاء، بينما قد تتطلب حالات أخرى الاحتماء داخل المبنى، والخطة يجب أن تحدد متى وكيف يستجيب الموظفون لكل نوع. ^[2] وحدد بالاسم أو المسمى من يملك صلاحية الأمر بالإخلاء أو إيقاف التشغيل، ومن ينوب عنه. ^[2]

مراقبو الإخلاء

توصي OSHA بمراقب لكل 20 موظفًا، متاح طوال ساعات العمل. ومهامه: تفقد المكاتب ودورات المياه قبل مغادرة منطقته، وإغلاق أبواب الحريق، ومعرفة المسارات البديلة، ومعرفة من يحتاج من الموظفين إلى مساعدة خاصة، والمناطق الخطرة التي يجب تجنبها. ^[2]

المسارات ونقاط التجمع

تُعلَّق مخططات توضح المخارج ونقاط التجمع ومعدات الطوارئ في أماكن بارزة، وتكون المسارات واضحة الإشارة ومضاءة جيدًا وخالية من العوائق دائمًا، وواسعة بما يكفي لعدد المغادرين. ^[2] أما نقطة التجمع الخارجية فتحتاج مساحة تكفي الجميع، وتكون عادة في موقف سيارات أو مساحة مفتوحة بعيدة عن الطرق المزدحمة، ويفضَّل أن تكون في اتجاه أعلى الريح بالنسبة إلى المبنى. ^[2]

الحصر والفئات الخاصة

بعد الإخلاء يُجرى حصر الموجودين، ويُبلَّغ المسؤول عن أي شخص مفقود مع آخر مكان معروف له. ولا يكفي حصر الموظفين: سجل الزوار والمقاولين عند الدخول، واستخدم السجل في نقطة التجمع. ^[2] وضع إجراءات لمساعدة ذوي الإعاقة ومن لا يتحدثون لغة التعليمات، وهو أمر بالغ الأهمية في بيئات العمل الخليجية متعددة اللغات. ^[2]

من يبقى قليلًا؟

الإخلاء الفوري للجميع عند الإنذار هو الخيار المفضل. فإذا احتاجت المنشأة إلى من يبقى لإيقاف عمليات أو مرافق حرجة، فيجب وصف إجراءاته بالتفصيل، وأن يعرف متى يترك المهمة ويغادر قبل أن ينقطع طريقه. ^[2]

جدول الأدوار

اجمع الأدوار في جدول واحد في مقدمة الخطة، بالاسم أو المسمى، مع بديل لكل دور: ^{[1، 2، 3]}

كيف تختبر الخطة بتمرين حقيقي؟

الخطة غير المختبرة افتراض. وبرنامج HSEEP الأمريكي لتمارين الطوارئ يميز بين تمارين قائمة على النقاش، كالتمرين المكتبي الذي يناقش فيه المشاركون استجابتهم لسيناريو طارئ لمراجعة الخطط والإجراءات، وتمارين تشغيلية تتدرج من التمرين الجزئي الذي يختبر وظيفة واحدة، إلى التمرين الوظيفي الذي يختبر عدة وظائف مع محاكاة حركة الموارد غالبًا، ثم التمرين الشامل الذي يشارك فيه عادة أكثر من جهة مع تحريك فعلي للموارد. ^[4]

صمم التمرين قبل أن تطلق الإنذار

1. حدد الأهداف: مثل إخلاء الطابق خلال زمن مستهدف تحدده المنشأة، وحصر الجميع بمن فيهم الزوار، وتفعيل مسار بديل.
2. اكتب السيناريو: حريق في موقع محدد، مع “مفاجآت” مخططة كإغلاق أقرب درج أو غياب مراقب أساسي.
3. عيّن مقيّمين: خارج الأدوار التنفيذية، معهم نماذج تقييم معدة مسبقًا، فالتمارين في برنامج HSEEP تُقيّم بأدلة تقييم مخصصة. ^[4]
4. نسّق مع الجهات المعنية: أشرك الدفاع المدني والشرطة في التمارين متى أمكن، وراجع خطتك مع الجهات الأخرى التي تشاركك المبنى. ^[3]
5. اجتمع بعد التمرين: ناقش مع الإدارة والموظفين نقاط القوة والضعف، وعدّل الخطة لمعالجتها. ^[3]
6. وثّق: يوثّق برنامج HSEEP نتائج التقييم في تقرير ما بعد التمرين وخطة تحسين، ويتابع الإجراءات التصحيحية حتى إغلاقها، وهذه الإجراءات هي ما يحول التمرين إلى تحسن فعلي. ^[4]

مثال افتراضي: مبنى مكاتب من ثلاثة طوابق

مثال افتراضي: جهة حكومية يعمل في مبناها 120 موظفًا موزعين على ثلاثة طوابق. وفق توصية OSHA تحتاج إلى نحو 6 مراقبين، أي واحد لكل 20 موظفًا، ^[2] وتعين لكل منهم بديلًا ليبقى العدد كافيًا في الإجازات والنوبات.

ينفذ فريق السلامة أولًا تمرينًا مكتبيًا مدته ساعة مع المراقبين ومدير المبنى، فيكتشف أن أحدًا لم يُكلَّف بمساعدة موظف يستخدم كرسيًا متحركًا في الطابق الثالث. ثم يُجرى تمرين إخلاء فعلي غير معلن الموعد، يُغلق فيه الدرج الشرقي ضمن السيناريو. يكشف التقرير ثلاث ملاحظات: زوار لم يُسجَّلوا عند الاستقبال، ومراقب لم يعرف المسار البديل، وتأخر الحصر لعدم وجود قوائم مطبوعة في نقطة التجمع. تتحول الملاحظات إلى خطة تحسين لكل بند فيها مسؤول وموعد، ويُعاد اختبارها في التمرين التالي.

أخطاء شائعة تُفشل الخطة

• خطة لا يعرفها أحد: مراجعة الخطة مع كل موظف عند تعيينه وعند تغير دوره متطلب أساسي. ^[1]
• تمرين معروف الموعد والمسار: يختبر حفظ الطريق لا الاستجابة.
• إغفال الزوار والمقاولين: حصر الموظفين وحدهم يترك ثغرة في أخطر لحظة. ^[2]
• أرقام اتصال قديمة: توصي OSHA بوضع معلومات الاتصال في صفحة مستقلة في مقدمة الخطة لأنها أكثر ما يتقادم. ^[3]
• تمرين بلا تقرير: ما لم تُغلق الملاحظات بإجراءات تصحيحية، يتكرر الخلل نفسه في التمرين التالي. ^[4]

الخلاصة

اكتب خطة الإخلاء بالعناصر الدنيا الواضحة، ثم أكملها بمتطلبات الدفاع المدني في دولتك. وعيّن مراقبين كافين ودرّبهم، واختبر الخطة بتمرين مخطط ينتهي بتقرير وخطة تحسين تُنفذ قبل التمرين التالي.