هندسة الأوامر في العمل المكتبي: أمثلة قبل وبعد لكتابة أوامر الذكاء الاصطناعي

لماذا يعطيك الأمر القصير نتيجة عامة؟

يكتب كثير من الموظفين أوامر من بضع كلمات، مثل “اكتب ردًا على هذا البريد”، ثم يقضون وقتًا في تعديل النتيجة. ويذكر دليل Google لأوامر Gemini في Workspace أن أنجح الأوامر في برنامج التجربة لديه كان متوسطها نحو 21 كلمة، بينما كانت الأوامر التي يجربها الناس عادة أقل من 9 كلمات. ^[3]

وتشبه Anthropic نموذجها بموظف جديد شديد الذكاء لا يعرف أعراف جهتك وطريقة عملها، فكلما شرحت المطلوب بدقة تحسنت النتيجة. ^[1] وتقترح اختبارًا بسيطًا: اعرض الأمر على زميل لا يعرف سياق المهمة، فإن احتار فستحتار الأداة أيضًا. ^[1]

ما عناصر الأمر الجيد؟

يحدد دليل Google أربعة مجالات يمكن أن يتضمنها الأمر الفعال: ^[3]

• الدور: من تمثل الأداة، مثل “أنت منسق تدريب في إدارة الموارد البشرية”.
• المهمة: ما تريده بفعل واضح: لخّص، صُغ، قارن، استخرج.
• السياق: المعلومات التي تحتاجها الأداة: الجمهور، والغرض، والقيود، والنص الأصلي.
• الشكل: كيف تريد النتيجة: جدول، نقاط، فقرة، عدد كلمات.

ولا يلزم استخدام العناصر الأربعة في كل أمر، لكن استخدام بعضها يحسن النتيجة. ^[3] وتوصي OpenAI بإعطاء الأداة دورًا أو منظورًا يناسب الجمهور والموقف، وتذكر Anthropic أن جملة واحدة تحدد الدور تُحدث فرقًا في السلوك والنبرة. ^{[1، 2]} وتضيف OpenAI أن يكون الأمر محددًا ومفصلًا في السياق والنتيجة المطلوبة والطول والشكل والأسلوب. ^[5]

أمثلة قبل وبعد من العمل المكتبي اليومي

الأمثلة التالية افتراضية، وتوضح كيف يتحول الأمر العام إلى أمر يعطي نتيجة قابلة للاستخدام.

الرد على بريد عميل غاضب

قبل: اكتب ردًا على هذا البريد.

بعد: أنت موظف خدمة متعاملين في جهة حكومية. اكتب ردًا رسميًا ومهذبًا على البريد الموجود بين علامات التنصيص، يعتذر عن تأخر المعاملة، ويوضح أنها ستُنجز خلال 3 أيام عمل، ويذكر رقم التواصل المباشر [الرقم]. الطول لا يتجاوز 120 كلمة، دون وعود غير ما ذُكر. “””[نص البريد]”””

لماذا أفضل؟ حدد الدور والنبرة والمعلومات المسموح بها والطول، وفصل نص البريد عن التعليمات. ^{[2، 5]}

تلخيص محضر اجتماع

قبل: لخّص هذا الاجتماع.

بعد: لخّص ملاحظات الاجتماع أدناه لمدير الإدارة الذي لم يحضر. اكتب النتيجة في ثلاثة أقسام: القرارات المتخذة، والمهام مع اسم المسؤول والموعد في جدول، والمسائل المؤجلة. لا تضف أي مهمة غير مذكورة في الملاحظات. ### [الملاحظات]

لماذا أفضل؟ حدد القارئ والبنية، وطلب جدولًا للمهام، وقيد الأداة بما في النص. ^{[1، 3]}

صياغة فقرة في تقرير

قبل: اكتب فقرة عن نتائج التدريب.

بعد: اكتب فقرة من 4 إلى 5 جمل لتقرير ربعي يرفع إلى الإدارة العليا، تعرض نتائج برامج التدريب بناء على الأرقام الواردة في الجدول المرفق فقط. ابدأ بأهم نتيجة، واذكر الأرقام كما هي دون تقريب، واختم بتوصية واحدة. اكتب بلغة عربية فصحى رسمية مباشرة.

لماذا أفضل؟ استبدل الوصف المبهم بعدد جمل محدد، وربط المحتوى بمصدر بياناته. وتنصح OpenAI بتقليل الأوصاف الغامضة مثل “قصيرة إلى حد ما” واستبدالها بتحديد واضح مثل “فقرة من 3 إلى 5 جمل”. ^[5]

استخراج بيانات من نصوص متفرقة

قبل: استخرج الأسماء من هذه الطلبات.

بعد: من طلبات التسجيل أدناه، استخرج لكل طلب: الاسم، والجهة، والبرنامج المطلوب، والتاريخ المفضل. أعد النتيجة جدولًا بهذه الأعمدة بالترتيب، واكتب “غير مذكور” إذا غابت المعلومة. مثال على صف: أحمد سالم، بلدية المدينة، إدارة المشاريع، مارس.

لماذا أفضل؟ عرض شكل النتيجة بمثال، وهي طريقة توصي بها OpenAI لأن النماذج تستجيب أفضل للشكل المعروض. ^[5] وحدد ما تفعله الأداة عند غياب المعلومة بدل أن تخمن.

نقل تعميم داخلي إلى اللغة الإنجليزية

قبل: ترجم هذا التعميم.

بعد: ترجم التعميم الموجود بين علامات التنصيص إلى الإنجليزية البريطانية لموظفين غير ناطقين بالعربية في الجهة. حافظ على المسميات الرسمية للإدارات كما وردت في قائمة المسميات المرفقة، واكتب التواريخ بصيغة يوم شهر سنة، واجعل الأسلوب رسميًا وبسيطًا. إذا وجدت عبارة غامضة في الأصل فاذكرها في ملاحظة منفصلة بعد الترجمة بدل تخمين معناها. “””[نص التعميم]”””

لماذا أفضل؟ حدد الجمهور والصيغة المطلوبة من اللغة الهدف، وثبت المسميات الرسمية، وطلب الإشارة إلى الغموض بدل إخفائه. ^{[2، 5]}

تقنيات صغيرة تصنع فرقًا كبيرًا

• ضع التعليمات أولًا وافصل النص المرفق بفواصل مثل ### أو علامات تنصيص ثلاثية، حتى تميز الأداة النص الذي تعمل عليه من التعليمات. ^{[2، 5]}
• قل ما تريد بدل ما لا تريد: “اكتب فقرات متصلة” أوضح من “لا تستخدم نقاطًا”. ^{[1، 5]}
• اشرح السبب: تذكر Anthropic أن ذكر سبب التعليمة يساعد النموذج على تعميمها بدل تطبيقها حرفيًا. ^[1]
• رقّم الخطوات عندما يهم ترتيبها أو اكتمالها. ^[1]
• أضف أمثلة عند الحاجة: ابدأ بلا أمثلة، فإن لم تنجح أضف بعضها. ^[5] وتقترح Anthropic من 3 إلى 5 أمثلة متنوعة وقريبة من الاستخدام الفعلي. ^[1]
• في المستندات الطويلة: اطلب من الأداة أن تقتبس الأجزاء ذات الصلة أولًا ثم تنفذ المهمة. ^[1]
• حدد النبرة بصفات واضحة مثل رسمية أو ودية. ^[2]

الأمر الأول مسودة: كيف تحسنه؟

لا تتوقع أن يكون الأمر الأول مثاليًا. توصي OpenAI بمراجعة الرد ثم تعديل الصياغة أو إضافة سياق أو تبسيط الطلب. ^[2] ويقترح دليل Google متابعة المحادثة بأوامر لاحقة عندما لا تصيب النتيجة الهدف. ^[3]

وعمليًا، حين تعدل النتيجة يدويًا، اسأل نفسك: ما المعلومة التي لو كانت في الأمر لما احتجت إلى هذا التعديل؟ ثم أضفها إلى الأمر واحفظه قالبًا للمرة القادمة.

ما الذي يجب ألا تضعه في الأمر؟

ينبه دليل Google إلى أن ردود الذكاء الاصطناعي التوليدي قد تكون غير متوقعة، وأن على المستخدم مراجعة كل مخرج من حيث الوضوح والملاءمة والدقة قبل استخدامه، لأن المخرج النهائي مسؤوليته. ^[3]

أما البيانات التي يجوز إدخالها فتحددها سياسة جهتك والتشريعات في دولتك، وتختلف من دولة خليجية إلى أخرى. ففي السعودية مثلًا أصدرت الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) في يناير 2024 إرشادات للذكاء الاصطناعي التوليدي موجهة أساسًا إلى الجهات الحكومية، تتناول مبادئ منها الخصوصية والأمن والشفافية والمساءلة. ^[4] وقبل استخدام أي أداة، تحقق من أنها معتمدة في جهتك، ولا تلصق بيانات شخصية أو معلومات مصنفة إلا إذا أجازت السياسة ذلك صراحة.

قالب جاهز للأوامر المكتبية

الخلاصة

هندسة الأوامر في العمل المكتبي ليست مهارة تقنية معقدة، بل كتابة تعليمات واضحة كما تكتبها لزميل جديد: من القارئ، وما المطلوب، وما المصادر المسموح بها، وما شكل النتيجة. ابدأ بالقالب، وراجع كل مخرج قبل استخدامه، واحفظ الأوامر الناجحة لتصبح مكتبة يستفيد منها فريقك.