الفوترة الإلكترونية في السعودية (فاتورة): متطلبات المرحلة الثانية للشركات

ما الفرق بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية؟

بدأت المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية، مرحلة الإصدار والحفظ، في 4 ديسمبر 2021، وألزمت جميع الخاضعين للائحة بإصدار الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة وحفظها إلكترونيًا. ^[1] أما المرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل، فبدأت في 1 يناير 2023 وتُطبق على موجات حسب الفئات المستهدفة، وتشترط ربط أنظمة الفوترة بأنظمة الهيئة عبر واجهة برمجة تطبيقات. ^[1]

وتلخص الهيئة ما تضيفه المرحلة الثانية في ثلاثة أمور: ربط حلول الفوترة بمنصة “فاتورة”، وإصدار الفواتير بصيغة محددة، وإضافة حقول جديدة إلى الفاتورة. ^[4] أي أن المنشأة لم تعد تصدر الفاتورة وتحفظها فقط، بل أصبحت الفاتورة تمر على الهيئة قبل وصولها إلى المشتري أو بعدها مباشرة.

من يخضع للمرحلة الثانية ومتى؟

تحدد الهيئة الفئات المستهدفة ومراحلها، وتخطر كل فئة قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل. ^[1] وأحدث ما أعلنته حتى وقت كتابة المقال (نوفمبر 2026) الموجة الخامسة والعشرون، التي تشمل جميع المكلفين الذين تجاوزت إيراداتهم الخاضعة لضريبة القيمة المضافة 187,500 ريال في أي من السنوات 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025، على أن يكتمل ربطهم بمنصة فاتورة في موعد أقصاه 1 فبراير 2027، وستخطر الهيئة المستهدفين مباشرة. ^[4]

وتنطبق المتطلبات على الخاضع للضريبة المقيم، وعلى أي عميل أو طرف ثالث يصدر فاتورة ضريبية نيابة عنه، ولا تنطبق على الخاضع للضريبة غير المقيم. ^[2] ويشمل نطاق الفواتير التوريدات الخاضعة للنسبة الأساسية أو الصفرية والصادرات والتوريدات بين دول مجلس التعاون والدفعات المقدمة، وتُستثنى منه التوريدات المعفاة بالكامل والتوريدات الخاضعة للاحتساب العكسي والاستيراد. ^[1]

الاعتماد والإبلاغ: مساران لنوعي الفاتورة

جوهر المرحلة الثانية أن الفاتورة الضريبية والمبسطة تسلكان مسارين مختلفين:

• الفاتورة الضريبية (بين المنشآت): تُرسل إلى الهيئة للاعتماد، فتتحقق منها وتضيف ختمها التشفيري إلى ما يجتاز الضوابط، ولا تُشارك مع المشتري إلا بعد ذلك. ويسري الأمر نفسه على الإشعارات الدائنة والمدينة المرتبطة بها. ^{[1، 2]}
• الفاتورة المبسطة (للمستهلك): تُسلَّم للمشتري فورًا، ويُبلغ عنها إلى الهيئة خلال مدة لا تتجاوز 24 ساعة من إصدارها، متضمنة الختم التشفيري. ^{[1، 2]}

وينص قرار التطبيق على أن خصم ضريبة المدخلات يشترط أن تكون الفواتير قد اعتُمدت أو أُبلغ عنها، ابتداءً من تاريخ تعلنه الهيئة. ^[1] لذلك فإن خلل الربط عند المورد لا يبقى مشكلة تقنية داخلية، بل قد يصبح مشكلة مالية عند العميل.

ما الذي يجب أن يحمله كل مستند إلكتروني؟

يجب أن تصدر الفواتير بصيغة XML، أو بصيغة PDF/A-3 يتضمن ملف XML، أما ما يُرسل إلى المنصة للاعتماد أو الإبلاغ فيكون بصيغة XML. ^{[1، 2]} ولا يكفي ملف PDF عادي يُرسل إلى العميل. ^[2]

ويحدد قرار التطبيق عناصر تقنية تحمي سلامة الفاتورة: ^[1]

• معرّف فريد (UUID) لكل فاتورة أو إشعار، إلى جانب الرقم التسلسلي.
• تجزئة (Hash) لكل فاتورة تُدرج في الفاتورة التالية، فتصبح الفواتير سلسلة مترابطة يُكشف فيها أي تعديل.
• عداد لا يمكن إعادة ضبطه أو تهيئته.
• ختم تشفيري باستخدام معرّف ختم مسجل ومفتاح غير قابل للتصدير.
• رمز QR إلزامي لكل الفواتير والإشعارات، ويتضمن بيانات مثل اسم البائع ورقم تسجيله والتاريخ والوقت والإجماليات وقيمة التجزئة والتوقيع.

وفي حالة الفاتورة الضريبية تعود الفاتورة بعد اعتمادها حاملة رمز QR وختم الهيئة، ثم تُشارك مع المشتري. ^[2]

متطلبات الحل التقني والوظائف المحظورة

لا تفرض الهيئة نظامًا بعينه، لكنها تحظر في الحل وظائف تفتح باب التلاعب، منها: ^{[1، 3]}

• الدخول دون تحكم، مثل الدخول المجهول أو كلمات المرور الافتراضية أو غياب إدارة جلسات المستخدمين.
• تعديل الفواتير أو الإشعارات أو السجلات أو حذفها بعد إصدارها.
• وجود أكثر من تسلسل للفواتير، أو إعادة ضبط العداد.
• تصدير مفاتيح الختم التشفيري.
• تغيير وقت النظام أثناء الإصدار.

وفي الحفظ، يجب أن يتيح الحل تصدير الفواتير إلى أرشيف محلي دون الحاجة إلى اتصال بالإنترنت، وأن تُسمى ملفات الأرشيف المصدّرة برقم التسجيل وتاريخ الإصدار ووقته ورقم الفاتورة. ^[1] ويجوز الحفظ داخل المملكة أو سحابيًا، بشرط أن تتمكن الهيئة من الوصول إلى البيانات. ^[2] أما مدد الحفظ فتتبع أحكام اللائحة التنفيذية لضريبة القيمة المضافة، وهي 6 سنوات على الأقل للسجلات عمومًا. ^{[1، 5]}

خطوات الربط مع منصة فاتورة

خطوة الربط نفسها قصيرة: يدخل المكلف إلى بوابة فاتورة ببيانات الدخول إلى بوابة الهيئة، ويطلب رمزًا مؤقتًا (OTP) للحل، ثم يدخله في الحل خلال مدة صلاحيته، فيحصل الحل على معرّف الختم التشفيري (CSID). ^{[2، 3]} ويجب ربط كل جهاز أو وحدة تصدر فواتير تحت رقم التسجيل نفسه. ^[2] لكن العمل الحقيقي يسبق هذه الخطوة:

أكثر ما يستهلك الوقت عادة هو حصر نقاط الإصدار وتنظيف بيانات العملاء، لأن أخطاء البيانات التي كانت تمر سابقًا قد تعطل الآن اعتماد الفاتورة الضريبية، ولأن كل فرع أو جهاز نقاط بيع غير مربوط يصبح نقطة مخالفة.

من يملك المشروع داخل المنشأة؟

من أخطاء التخطيط أن يُعامل الربط على أنه مهمة تقنية لمزود الحل وحده. الأنسب أن يقوده المدير المالي أو مسؤول الضرائب، لأن قراراته الأساسية مالية: أي المعاملات تصدر لها فاتورة ضريبية وأيها مبسطة، وكيف تُعالج المرتجعات والخصومات بإشعارات دائنة، ومن يتابع الفواتير المرفوضة يوميًا. ويتولى فريق تقنية المعلومات الربط والأمان وإدارة الصلاحيات، ويختبر المزود السيناريوهات التي تحددها المالية قبل التشغيل.

ماذا لو انقطع الاتصال بالمنصة؟

يتوقع قرار التطبيق أن يحفظ الحل الفواتير في قائمة انتظار عند انقطاع الاتصال، ثم يرسلها بعد عودته. ^[1] ويُلزَم المكلف بإخطار الهيئة بالأعطال، واستئناف الربط وإرسال الفواتير المتأثرة فور إصلاح الخلل. ^[1]

وتفصّل الإرشادات التفصيلية إجراءات كل حالة، ومنها الاحتفاظ بما يثبت محاولات الإرسال، وإخطار الهيئة عبر النموذج المخصص إذا فاتت مهلة 24 ساعة في الفاتورة المبسطة. ^[2] لذلك يُستحسن أن تكتب المنشأة إجراء طوارئ مختصرًا يحدد من يراقب الفواتير المعلقة، ومتى تُرفع المشكلة إلى مزود الحل، ومتى تُخطر الهيئة.

أخطاء تقع فيها الشركات في الأشهر الأولى

تنبه الهيئة إلى أخطاء متكررة، منها الفواتير اليدوية، واستخدام حل غير متوافق، وإصدار فواتير لا تستوفي المتطلبات، وحذف الفواتير بعد إصدارها. ^[3] ويضاف إليها في الواقع العملي أن تُربط الأنظمة الرئيسية وتُنسى أنظمة فرعية تصدر فواتير، مثل نظام المرتجعات أو نقاط البيع في فرع بعيد.

مثال افتراضي

شركة توزيع في جدة مشمولة بموجة حديثة، تصدر فواتيرها من نظام محاسبي رئيسي ومن عشرة أجهزة نقاط بيع في معارضها. ربطت النظام الرئيسي بالمنصة قبل الموعد، لكنها لم تحصر الأجهزة، فاستمر جهازان يصدران فواتير مبسطة من إصدار قديم لا يرسلها إلى المنصة. اكتشفت الإدارة المالية الأمر حين قارنت مبيعات المعارض بالفواتير المُبلغ عنها. والدرس: تقرير يومي يطابق ما صدر بما اعتُمد أو أُبلغ عنه يكشف هذه الفجوات قبل أن تكتشفها الهيئة.

الخلاصة

المرحلة الثانية ليست تحديثًا لشكل الفاتورة، بل تغيير في مسارها: الفاتورة الضريبية تُعتمد قبل وصولها إلى العميل، والمبسطة يُبلغ عنها خلال 24 ساعة. ابدأ بحصر كل نقاط الإصدار وتنظيف بيانات العملاء، واختر حلًا متوافقًا، وضع إجراءً مكتوبًا لحالات الانقطاع قبل موعد موجتك بوقت كافٍ.